Journalføring

Inngående sakspost

All arkivverdig sakspost skal journalføres i sak/arkivsystemet i hht registreringsregler for Selbu kommune. Alle dokumenter skal knyttes til en arkivsak. Arkivsaken skal identifisere hva saken gjelder, og journalposten skal identifisere hva dokumentet gjelder. Selbu kommune praktiserer fullført saksbehandling, dvs. at samme arkivsak skal brukes under saksbehandlingen uavhengig av hvem som er saksbehandler.

All inngående sakspost vedr. klienter skal skannes og journalføres i enhetens fagsystem i hht arkivinstruks for enheten.

Utgående sakspost

All arkivverdig sakspost skal journalføres i sak/arkivsystemet i hht registreringsregler for Selbu kommune. Alle dokumenter skal knyttes til en arkivsak og saksbehandler er ansvarlig for å knytte dokumentet til riktig arkivsak. Arkivsaken skal identifisere hva saken gjelder, og journalposten skal identifisere hva dokumentet gjelder. Vi har elektronisk arkiv så det er viktig at alle vedlegg det henvises til i dokumentet blir elektronisk lagret i journalposten.

Når et dokument er ferdig skal saksbehandler sende på godkjenning eller ferdigstille journalposten og tekstdokumentet slik at det ikke senere kan endres. Arkivtjenesten kvalitetskontorolerer dokumentet og journalfører det. Et dokument kan kun åpnes og endres så fremt det ikke er ekspedert fra kommunen. Det er kun Sentralt arkiv som har anledning til å åpne dokumenter.

All utgående sakspost vedr. klienter skal skannes og journalføres i enhetens fagsystem i hht arkivinstruks for enheten.

E-post

Dokumenter som blir mottatt som e-post skal behandles som andre mottatte dokumenter, se under pkt «postmottak».

Skanning

Alle dokumenter som kommer på papir skal skannes og registreres i sak/arkivsystemet. Det brukes en Cannon skanner og programvaren PixEdit for etterbehandling. Dette utstyret er satt opp i sikker sone. Skannede dokumenter skal kvalitetskontrolleres på skannePC og ved registrering i sak/arkivsystemet.

Elektronisk skjema

Vi bruker elektroniske skjema fra KS som er satt opp med en Flowremote slik at de kommer til importsentral i sak/arkivsystemet og journalføres av sentralt arkiv. Skjema registreres i hht registreringsregler for Selbul kommune. Søknad og endring av plass i barnehage, samt søknad, endring og oppsigelse i SFO er elektroniske skjema som automatisk registreres på riktig sak i tillegg til i fagsystemet. Det er satt opp integrasjon mellom Fagsystemet Oppad og Sak/arkivsystemet.

Byggsøk:

Sosiale medier:

Det skal oppfordres til ikke å bruke sosiale medier til saksbehandling, men om så skjer skal dette registreres på lik linje med annen post. Eks. fra Facebook: Ta en skjermdump av henvendelsen og registrer, det er her viktig at tid og sted kommer frem i skjermdumpen.

Selbu kommune skal IKKE saksbehandle i sosiale medier, vi registrerer og saksbehandler i sak/arkivsystemet.

Behandling av gradert materiale:

Konfidensiell post - post som inneholder opplysninger som er unntatt offentlighet i følge offentlighetsloven - skal stemples med eget stempel merket Unntatt offentlighet før skanning. Stemplet skal være rødt.

Sending av gradert materiale internt i kommunen skal skje i lukket konvolutt.

Arkivet stempler post som antas unntatt offentlighet, og registrerer U.off. ved postregistreringen samt fører på foreløpig hjemmel. Hvis dokumentet likevel ikke skal unntas offentlighet må arkivtjenesten få beskjed slik at gradering kan fjernes i registreringen. Det er saksbehandler som har ansvaret for at saker/dokumenter som skal unntas offentlighet, blir registrert med riktig tilgangskode og hjemmel i sak/arkivsystemet.

Flytting/sletting av journalposter

I Selbu kommune er det kun sentralt arkiv som kan flytte journalposter i mellom arkivsaker eller «slette» journalposter.

Sak/arkivsystemet er oppbygd slik at journalposter og arkivsaker ikke slettes fra databasen men endres til statuskode U-Utgått. Disse blir ikke visende i saker som søkes opp, men det er mulig å hente tilbake om det er behov. Alle journalposter får et unikt løpenr som ikke endres om de blir «slettet».

Journalposter innenfor en og samme arkivsak identifiseres i tillegg til løpenr med dokumentnr innenfor saken og om en journalpost midt i flyttes/»slettes» vil det bli hull i dokumentrekkefølgen.

Når en journalpost blir flyttet eller slettet blir det lagt igjen et spor i loggen som viser hva som er skjedd med journalposten.