|
Politisk sekretariat tilrettelegger for arbeidet i politiske utvalg ved å forberede og gjennomføre møter for blant annet kommunestyret, formannskapet og planutvalget.
Politisk sekretariat gir generell veiledning, råd og opplæring og sørger for tilrettelegging i form av dokumentasjon og praktisk bistand. I samarbeid med rådmannen lager politisk sekretariat rutiner for politisk saksbehandling.
Politisk sekretariat har ett årsverk, som består av fagleder Eli Stigen. I tillegg har noen av rådene egne sekretærer.
De aller fleste av disse ligger samlet på siden for skjema og dokumenter som ligger under menypunktet rådmannen. I tillegg ligger det noen få fra politisk sekretariat på siden rutiner og retningslinjer under menypunktet informasjonsavdelingen.
Arbeidsområder
- Fagleder politisk sekretariat har den samlede oversikten over alle saker som skal til politisk behandling i de store utvalgene og koordinerer politiske saksframlegg til aktuelle utvalg.
- Setter opp dagsorden til, og deltar på overleveringsmøtet hvor politiske saker overleveres fra rådmannen til ordføreren.
- Lager og publiserer sakslister og protokoller til diverse utvalg.
- Opplæring for digital politikerløsning, i samarbeid med rådmannen og IKT.
- Formidler politiske vedtak til saksbehandlerne via arkivsakene.
- Saksbehandling og veiledning innenfor det politiske området, som for eksempel fritakssøknader, meddommere og saksframlegg til valgstyret
- Videreformidler annen informasjon til politikerne, som invitasjoner, opprop, o.l.
- Vedlikeholder utvalgsopplysninger og kontaktinformasjon til de folkevalgte, samt vedlikeholder styrevervregisteret.
- Setter opp dagsorden for, og sender ut innkalling til møteplassen
- Følger opp budsjettene for de politiske utvalgene, og rapporter til rådmannen
- Forbereder og attesterer møtegodtgjørelser, samler dokumentasjon, setter opp bilag, sende ut frister og gi veiledning til folkevalgte og de andre utvalgssekretærene om regelverket
- Behandler fakturaer, attestasjon for møteannonser, bevertning, kurs og lignende.
Andre områder relatert til politiske utvalg og møtegjennomføring
- Håndbok for folkevalgte – politikerrollen i Gran kommune, vedlikeholdes på rådmannsnivå i samarbeid med fagleder politisk sekretariat
- Informasjonsavdelingen sørger for nett-tvoverføring og opptak fra kommunestyremøter. Kommunetorget reserverer møterom for kommunestyre, formannskap, planutvalg, partienes gruppemøter og lignende.
- Partienes gruppeledere innkaller varamedlemmer.
- Andre politiske utvalg: Rådmannen peker ut utvalgssekretærer for øvrige råd og utvalg, som eldrerådet, ungdomsrådet, råd for funksjonshemmede, sakkyndig nemnd eiendomsskatt mv. Utvalgssekretærene setter opp sakslister og sender møteinnkallinger i samarbeid med leder for rådet og rådmannen/kommunalsjef. Utvalgssekretærene utfører fakturabehandling, politiske godtgjørelser, bestillinger og reservasjoner relatert til utvalget.
- Regionrådet og kontrollutvalget har eget sekretariat.
|
|