|
Formål
Sikre at arkivverdig dokumentasjon som mottas på SMS, blir journalført og arkivert i kommunes saksbehandlingsystem, ESA.
Ansvar
Alle ansatte i Alta kommune som mottar SMS i jobbsammenheng.
Arbeidsbeskrivelse
Saksbehandler som i jobbsammenheng mottar SMS skal alltid vurdere om den er arkivverdig og i tilfelle sørge for at den blir arkivert.
• Arkivverdig SMS sendes til egen (saksbehandlers) e-postadresse og derfra arkiveres ved bruk av ArkivPlugin i ESA eller ved bruk av tilknytt fil.
NB! Dersom enheten har papirarkiv må e-posten skrives ut og arkiveres i saksmappen.
Kvalitetssikring av rutinen
Rutinen skal kvalitetssikres kontinuerlig av driftsansvarlig post- og arkiv. Alle endringer skal logges.
Bakgrunnsinformasjon
Arkivverdighet er kanaluavhengig. Det er innholdet i informasjonen som er sendt, delt eller på annet vis formidlet som er avgjørende for om innholdet skal arkiveres. |