|
Formål Sikre at alle saksbehandlere vet hva som skal gjøres ved mottak av dokumenter (post) i kommunens saksbehandlingssystem, ESA. Omfang Alle som mottar post i ESA. Ansvar Saksbehandler: Skal minimum en gang daglig kontrollere innkommet post i ESA. Offentlig post som mottas personlig eller som e-post skal etter arkivforskriften § 3-5 (http://www.lovdata.no/for/sf/ku/xu-19981211-1193.html#3-5), journalføres i ESA før saksbehandling starter. Dersom posten sendes arkivet for journalføring, oppgi saksnummer hvis dette er kjent. For e-post som videresendes for journalføring, kan den merkes med HASTER i tittellinje hvis dette er aktuelt. Arbeidsbeskrivelse Dersom det er ønskelig kan saksbehandler få varsel på e-post om ny post/oppgaver i ESA. Se egen kokebok. Avskriving Foruten internt dokument (dok IN) og mottatte kopier skal all post avskrives, enten i form av utgående brev eller avskrives med kode. Avskrivingskoder:
| Kode
|
Beskrivelse
|
|
| ***
|
Foreløpig svar
|
Foreløpig avskriving
|
| ALL
|
Alle adressater er avskrevet
|
Settes automatisk av ESA
|
| BU
|
Besvart med utgående brev
|
Besvart med nytt dokument
|
| BU2
|
Brev sendt ut
|
Brukes derom du har glemt å avskrive innkommet post men har laget et utgående skriv Det er sendt et utgående brev som ikke er et direkte svar tilbake til avsender.
|
| NN
|
Notatet er besvart med nytt notat
|
Settes automatisk av ESA ved valg lag svar av internt notat.
|
| OS
|
Overført sektor
|
|
| REF
|
Referert i utvalg/til berørte parter
|
|
| SA
|
Saken er avsluttet
|
Settes automatisk av ESA.
|
| SR
|
Skjema fyllt ut og sendt i retur med oversendelsesbrev
|
Besvart med nytt dokument
|
| TE
|
Brevet er tatt til etterretning
|
Dokumentet er lest og saksbehandler vil rette seg etter innholdet.
|
| TLF
|
Besvart telefonisk
|
Benytt kommentarfelt for kort informasjon.
|
| TO
|
Brevet er tatt til orientering
|
Dokumentet er lest og saksbehandler er orientert.
|
| U
|
Journalen utgår
|
|
For produksjon av utgående og interne dokument, se egen prosedyre. Legg link. Fordeling av post Den som mottar post som skal fordeles til andre, gjør dette ved å overføre journalposten til ny saksbehandler. Dersom vedkommende skal ha hele saken, må også saken overføres til ny saksbehandler. MERK! Saksbehandler kan bare fordele post internt på egen enhet, dersom journalposten skal til en annen enhet må PA kontaktes. Mottak av journalførte originaler Originale dokumenter returneres til arkivet så snart man ikke lenger har bruk for dem i saksbehandlingen. |