|
Arkivformater I Alta kommunes (AK) arkiv, Edb Sak og arkiv( ESA), skal alle elektroniske dokument lagres i godkjente dokumentformater. Godkjent dokumentformat har bl.a. betydning for senere avlevering og deponering til Interkommunalt arkiv i Lakselv IKAF. AK forholder seg til forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver kap. 5 §5-17 som omhandler godkjente dokumentformater ved avlevering og deponering.
Følgende filformater som lagres i ESA blir automatisk konvertert av ESA pdf-konverter til arkivformat pdf/a: Microsoft Word - .doc, docx Microsoft Excel - .xls, .xlsx Microsoft Power Point - .ppt, .pptx Microsoft Internet Explorer - .htm, .html
E-post kan lagres i .htm eller .html. Disse konverteres automatisk av ESA pdf-konverter til arkivformat pdf/a. Ren tekst, .txt, kan også lagres, men konverteres ikke til pdf/a. Ren tekst, ISO 8859-1:1998, Latin 1 er godkjent dokumentformat ved avlevering og deponering. Andre e-postformater, for eksempel .mht eller .msg eller .eml, er ikke godkjente arkivformater og må lagres i riktig format før lagring i ESA
Dokumenter skannet ved post-og arkivtjenesten lagres i pdf/a (PixEdit-skanneverktøy).
PDF-dokumenter Adobe Acrobat Reader/Adobe Acrobat/Adobe Acrobat Pro - .pdf, kan lagres. Konvertering til arkivformat pdf/a lar seg gjøre på et senere tidspunkt ved hjelp av verktøy i ESA pdf-konverter.
Digitale bilder kan lagres i JPEG - .jpg. (Godkjent dokumentformat ved avlevering og deponering.) Merk at det er fotografier, bilder som lagres i dette formatet. Tekstdokumenter bør ikke lagres i dette formatet.
Godkjente arkivformater iht. forskrift for tekst og bilde eller grafikkobjekter er:
- Ren tekst med de bestemmelser som gjelder
- TIFF med de bestemmelser som gjelder
- XML med de bestemmelser som gjelder
- PDF/A med de bestemmelser som gjelder
Godkjente dokumentformater for digitale fotografier, kart, video-, og lydsekvenser er:
- TIFF, JPEG med de bestemmelser som gjelder for fotografier og bilder
- TIFF med de bestemmelser som gjelder for kart
- MPEG-2 med de bestemmelser som gjelder for video
- MP3, PCM eller PCM-basert Wave med de bestemmelser som gjelder for lyd
|