|
Saksbehandlers oppgaver: Elektronisk arkiv: Det er arkivtjenesten som har ansvar for å avslutte arkivsakene. Saksbehandlers ansvar består av å kontrollere at alle journalposter er avskrevet og ferdigstilt. Ingen journalposter skal ha status R når en sak skal avsluttes (arkiveres). Sjekk at det ligger et dokument knyttet til journalposten. Eventuelle dokumenter som ikke er journalført og skannet, sendes arkivet og eventuelle avtaler (på papir) eller lignende sendes arkivet for arkivering. Framgangsmåte:
- Velg "Merknader" under diverse-menyen på arkivsaknivå
- Velg merknaden ØA (ønskes avsluttet).
- Saken vil nå flyttes fra kurven "mine saker" og havne i en egen kurv hos arkivet som heter "arkivsaker til avslutning".
Papirarkiv: Når en sak er ferdigbehandlet, skal arkivmappen renses, og konsept, kladder, dubletter, arbeidsnotat o.l. skal fjernes fra mappen. Når saksmappen er renset og arkivbegrenset, sendes den til arkivtjenesten for arkivlegging. -- Arkivets oppgaver: Arkivtjenesten registrerer i sak-/arkivsystemet at saken er avsluttet, avskriver dokumenter som ikke er avskrevet og registrerer eventuelt kassasjonsår for saken . Arkivtjenesten kontrollerer at alle saksdokumenter er på plass før saken blir arkivlagt. |