Prosedyre for post i ServicetorgetPosten kjem mellom 12.30 – 13.30. Kassa som posten kjem i blir plassert ved hovudinngangen. - Posten skal sorterast og opnast. - Ein sorterer ut det som ikkje skal opnast og legg dette i hylla til adressaten. Hugsereglar ved sortering og opning av post: Post som skal leggast direkte i posthylla: - Post som er adressert til NAV og kyrkjekontoret kjem samla med strikk rundt. Desse skal ikkje opnast, men leggast direkte i hylla. - Post adressert til doktorkontoret/ helsesenter, fysioterapeut, brukarkontoret og barnevernet skal IKKJE opnast. Desse skal leggast direkte i posthylla. Dette inkluderer også brev adressert til doktorane i Skjåk kommune. - Alle regningar og brev til ”kommunekasserarkontoret” skal leggast direkte i hylla til kommunekassa. - Reklame skal leggast direkte i hylla til adressaten. Post som ikkje skal opnast - Anbod skal ikkje opnast, men samlast i ei mappe til anbodet er utgått. Dette skal vera merka på konvolutten. - Brev som er adressert til enkelt personar, utan at det står ”Skjåk kommune” eller den enkelte avdeling, skal IKKJE opnast, da dette er eit privat brev. Sortering av aviser Sjå oppslag på sida av posthylla. Her finn du informasjon om kven som skal ha dei forskjellige avisene. Arkvivverdig post Den posten som er att når posten er sortert skal opnast, stemplast med dagens dato og leggjast i postmappa. Dette blir skannet inn i ePhorte etter postmøte neste dag. Postmappa skal leggjast i arkivreolen etter at den er ferdig stempla. Postmøte Kl 8.30 kvar dag skal ein frå post/arkiv ta med gårdagens postmappe og gå gjennom denne saman med staben. Arkivansvarleg på møtet skriv på dokumentet kven posten skal skannast til i ePhorte, evt kopimottakarar + eventuell skjermingskode. Postmapper ein ikkje er ferdig med å scanne, skal liggje i låsbar reol hjå servicetorget. E-postar E-post skal handsamast på same måte som eit vanleg brev. Det som kjem på post@skjaak.kommune.no skal vurderast av post/arkiv. Der post/arkiv er i tvil om eposten skal i ePhorte, og til kven, skal e-posten takast med på postmøte for å bestemme dette og om e-posten skal skjermast.
- Post/arkiv eksporterar arkivverdig e-post til ePhorte.
- Arkiv slettar e-postane etter at dei er importerte, men det er viktig at dei blir liggjande på sletta element i to veker. Det kan vera aktuelt for sakshandsamaren å nytte linkar på e-posten, det får han ikkje gjort etter at det har vorte PDF dokument.
- Sakshandsamarane må sjølv be om å få tilsendt e-posten før det har gått 2 veker.
E-post som kvar enkelt sakshandsamar mottek på sin e-post, har han/ho sjølv ansvar for å eksportere til ePhorte. Dette er svært viktig!
Skanning av post
|
|
Post som skal skannes må vera påført: - Initiala til den som skannar, øverst til venstre - Mappenr. som dokumentet skal inn på i Ephorte - Saksbehandler som skal motta dokumentet, evnt. kopimottakar(ar) - Evt. skjermingskode
|
|
|
Dokumentet slettast frå importsentralen når det er skannna til Ephorte
|
- Originalar blir lagt i omslag med dato utanpå.
Desse omslaga blir lagra i rulle-reolen hjå servicetorget. Når månaden er slutt, blir dette lagt i ein arkiv-boks, med månad /år skrive utanpå. Sakshandsamar sine oppgåver i e-phorte
- Sakshandsamar mottek posten sin under - mine restanser.
- Sakshandsamar skal til einkvar tid ta ansvar for restansane som ligg der. Sakshandsamar skal og orientere seg når det gjeld posten som ligg under mottekne journalpostar. Dette er post som sakshandsamaren har fått ein kopi av (til orientering).
- Sakshandsamar har ansvaret for å vurdere om ei sak skal unnatakast offentlegheit, og eventuellt setja på ei skjermingskode og ein paragraf i e-Phorte. Det er viktig at dette skjer innan to dagar, da all post blir lagt ut på nettet når dei to dagane har gått. ( Dersom ei sak ikkje er skjerma, kan ein sjå dokumentet på Skjåk kommune si postliste).
- Ei restanse kan avskrivast på to måtar:
- Ein kan svare med utgåande brev. - Ein kan avskrive journalposten (med eventuell merknad). - Det er viktig at sakshandsamar ferdigstiller saker og brev slik at post/arkiv kan journalføre det. (Det må journalførast for å koma på offentleg postliste). - Eit inngåande brev kan og resultera i ei politisk sak. - Sakshandsamar legg breva i hylla for post til utsending på servicetorget. - Sakshandsamar har og ansvaret for at saker som har vore oppe i eit politisk utval blir ekspedert etter møtet (Partsbrev). Journalføring av post
|
|
Post/arkiv journalfører alle dokument som er sett til status Ferdig av sakshandsamarane. Dette gjeld alle utgåande brev, notat, mappedokument og alle epostane som sakshandsamarane sjølve har importert til Ephorte. Dette blir gjort kvar dag (måndag-fredag).
|
Ta ut postliste
|
|
Post/arkiv tek ut postliste kvar morgon – for dagen før. Denne lista blir lagt i hylla til rådmannen. Arkiv kontrollerer postlista kvar dag.
|
|