| Daglige rutiner for Pleie, rehabilitering og omsorg
|
|
| 1. Hvor mottas den daglige posten?
|
På Rådhuset
|
| 2. Hvor åpnes den?
|
I postmottaket på Rådhuset. Post til Helsehuset videresendes for vurdering og registrering i fagsystem. Arkivverdig post som ikke skal i fagsystem registreres i ePhorte
|
| 3. Åpnes av hvem?
|
Arkivansvarlig
|
| 4. Sikres det mot uvedkommendes innsyn i forbindelse med poståpningen?
|
Ja
|
| 5. Hva skjer med post som ikke skal bevares (makuleres?)
|
Makuleres - kaster t.d. reklame i papirsøppel
|
| 6. Hvis papirpost videresendes internt, hvordan foregår dette?
|
I brune internpostkonvolutter
|
| 7 . Hvordan registreres den dokumentasjonen som skal bevares i fagsystem, og hvordan oppbevares den?
|
Blir scanna inn i Profil av saksbehandler. Journal for inn og utgående korrespondanse skrives ut og oppbevares sammen med pasientens/klientens papirmappe
|
| 8. Hva skjer når saksbehandlere/ansatte har laget et dokument; hva er rutinen for ferdigstilling av dokumenter i systemet, papirutskrift, evt. arkiveksemplar til kopibok, oppbevaring av kopibøkene?
|
Det blir ferdigstilt i systemet og papirutskrift av journal blir lagt i pasientmappe. Pasientmappa blir lagt i låsbart arkivskåp på Omsorgskontoret
|
| 9. Hvordan sikres postjournal (elektronisk/utskrift)
|
|
Viser til rutiner for elektroniske system
|
| Dokumentbeskrivelse/ type dokument
|
Regulerende lovverk, f.eks lov om sosiale tjenester
|
Inn/Ut/Internt
|
Journalføres (hvordan)
|
Oppbevares (elektronisk/papir)
|
Tilgangsstyring - taushetsbelagte opplysninger
|
Hvor lang bevaringstid (plikt/nytte)
|
| Innkomne søknader på omsorgstenester
|
Pasientrettighets og helselova
|
Inn
|
Scannes til Profil
|
Elektronisk + papir i pasientmappe
|
Saksbehandler + enhetsleder
|
10 år etter mors før det blir overført til IKAVA
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Utgåande brev om vedtak på omsorgstenester
|
Pasientrettighets og helselova
|
Ut
|
I fagsystem Profil
|
Elektronisk + papir i pasientmappe
|
Saksbehandler + enhetsleder
|
10 år etter mors før det blir overført til IKAVA
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Betalingsvedtak institusjon
|
Pasientrettighets og helselova
|
Ut
|
I fagsystem Profil
|
Elektronisk + papir i pasientmappe
|
Saksbehandler + enhetsleder
|
| 10 år etter mors før det blir overført til IKAVA
|
|