Glemt Passord?

Rutine for føring av post Indre Ryfylke PPT

Arkiv rutinar Indre Ryfylke PPT

Suldal og Sauda PPT

  • Historisk arkiv

Eigarskapet ligg hjå den einskilde kommune t.o.m. 28.2.2017

  • Erstatningsplikta

I underteikna samarbeidsavtale mellom Sauda og Suldal kommune går det fram at det som kan knytas til den einskilde kommune skal erstattast av den einskilde kommune.

  • Arkivet ved ein eventuell avvikling av samarbeidet

Sauda og Suldal kommune avleverar fysisk arkivmateriell til depot ved ein eventuell avvikling av samarbeidet. Det vil bli avlevert til Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKA kor begge kommunane er medlem. IKA vil oppbevare dette pr. kommune.

  • Ansvar for arkivet fram til arbeidet er klart for avlevering

Er hjå den einskilde kommune, kan be IKA om hjelp.

  • Elektronisk fagsystem

PPI Visma blir innført i 2018?

  • Oversikt over aktive mapper i Suldal og Sauda

Meld tilbake til arkivleiar i begge kommunane. Meldes inn pr 1.3. avklarar med IKA  om vi kan fortsette inntil vi får elektronisk arkiv.

Sauda : 100 aktive saker

Suldal: ca 100 aktive saker

  • KS Svarut

Ønskes integrert

  • Sauda kommune/Suldal kommune
  • Avslutta saker klargjerast for avlevering før oppstart av vertskommunesamarbeid.
  • Aktive saker kan vera i Sauda til nytt fagsystem er installert, men frå og med 01.03.2017 skal
    • detleggjast inn et skilleark i mappene for å skilje ut ny arkivtilvekst.
  • Treng ein dokumentasjon frå «gammal» sak så tar ein kopi og legg i ny sak. 
  • Når nytt (Noark-godkjent) fagsystem er installert/blir tatt i bruk i 2018 så avsluttast alle fysiske mapper. Aktive saker blir samstundes skanna inn i fagsystemet i vertskommunen. Deretter blir papirarkiv klargjort for avlevering.
  • I Suldal fortsett dei i dei same aktive mappene fram til nytt elektronisk fagsystem er på plass.
  • Arkiva til dei ulike kommunane haldas avskilt hjå vertskommunen.

Vertskommunen gis tilgang til fagsystemet til Sauda kommune og registrer i dette fram til nytt system er tatt i bruk.

Rutinane skal dokumenterast i arkivplanene til begge kommunene.

Det tas uttrekk av dei avslutta elektroniske fagsystema til kommunane.

  • All post til PPT

Namnet blir Inger Ryfylke PPT. Det skal lagas brevmal med begge logoane på. It må ordne på PPI malane.

  • Oppkobling fagsystem

Tilgang til «plattform» Suldal og Fokus for sakbehandlar og sekretær.

  • Aktive saker

Alle post til Suldal og Sauda PPT skal sendes og registrerast i hjå vertskommunen, altså Suldal kommune.