|
Rutinar for føring av post Indre Ryfylke Barnevern Avtalefestet arkivsystem for Sauda og Suldal barnevern 1. Historisk arkiv Eierskap ligger hos den enkelte kommune. 2.Erstatningsplikten I undertegnet samarbeidsavtale mellom Sauda og Suldal kommuner framgår det at det som kan knyttes til den enkelte kommunen skal erstattes av den enkelte kommune. 3.Arkivet ved en eventuell avvikling av samarbeidet Suldal og Sauda kommuner avleverer fysisk arkivmateriell til depot ved en eventuell avvikling av samarbeidet. Det vil bli avlevert til Interkommunalt Arkiv hvor begge kommunene er medlemmer. IKA vil oppbevare dette per kommune. Ved en eventuell avvikling av samarbeidet ligger ansvaret for å rydde i arkiv fra og med 01.09.2017 hos vertskommunen. 4.Ansvar for arkivet fram til arbeidet er klart til avlevering Ligger hos den enkelte kommune. 5.Visma Familia elektronisk – distrikt I Visma Familia er det lagt opp til at hver klient kobles til sitt distrikt (kommune). Dette for å sikre rapportering. Dette gjelder også i forhold til refusjonskrav. 6.Oversikt over hvor mange aktive mapper det er i Suldal og i Sauda og melde tilbake til arkivleder i Sauda og Suldal. Kopi av aktive saker i Suldal per 1. september overføres til Sauda (kopi av saksmappene) med alle dokumenter per 31.08.2017. Elektroniske saksmapper blir opprettet per 1. september (gjelder Suldal). Suldal kommune vil ikke bli koblet mot elektronisk arkivkjerne før 1. september 2017. Sauda fortsetter med samme mappestruktur (elektronisk) fra og med 8. mai 2017. Suldal kommune klargjør det originale arkivmateriellet for avlevering til Interkommunalt Arkiv Rogaland (IKA Rogaland). 7.Oppstart av felles elektronisk system Familia Barnevernet i Sauda starter med elektronisk arkiv fra og med 8. mai 2017. 8.Avlevering av elektronisk arkiv ved avvikling a vertskommunesamarbeid Det er Sauda kommune som har ansvar for at elektronisk arkiv blir avlevert til IKA ved en eventuell avvikling av samarbeidet. 9. Mobilt barnevern Sauda og Suldal kommune starter med mobilt barnevern fra og med 15. mai 2017. I perioden fra og med 15. mai til og med 31. august 2017 – må Suldal kommune sørge for at dokumenter som blir opprettet blir skrevet ut og ivaretatt på papir. 10.KS SvarUt i Familia Starter opp 8. mai 2017 i Sauda. Suldal starter opp 1. september 2017. 11.Suldal kommune Avslutter det elektroniske arkivsystemet Familia per 31.08.2017. Fysiske saksmapper pakkes i.h.t. Interkommunalt Arkiv sine retningslinjer i Arkivforskriftens §§22 og 23. Det må tas uttrekk av Familia som har vært i bruk i Suldal. Interkommunalt Arkiv vil være behjelpelig med dette. 12.All arkivverdig post til barnevernet fra 01.09.2017 skal postføres i Sauda. 13. Det er besluttet at barnevernet i Sauda og Suldal får navnet Indre Ryfylke Barnevern. |