|
Den elektroniske arkivplanen skal oppdaterast og ajourhaldast fortløpande.
Einingsleiar /direktør melder i frå til arkivleiar ved endringar og behov for oppdateringar. Arkivleiar melder i frå til rådmann, når endringane er så omfattande at arkivplanen bør periodiserast og det bør gjerast nytt vedtak. Arkivleiar skal ha melding om alle endringer i fylkeskommunen med mulige fylgjer for arkivet i god tid før dei blir satt i verk, og arkivleiar har rett til å uttale seg om de fylgjene dei kan få for arkivet. Alle brukarar har ansvar for å gje tilbakemelding på den informasjonen som er i arkivplan. Om registrerte opplysningar ikkje er korrekte eller endringar er gjort, skal arkivleiar kontaktast på e-post bodil.marie.nornes@sfj.no Oppdatering av arkivplanen skal blant anna skje når
- det skjer endringer i post- og arkivrutiner
- ein fylkeskommunal eining opprettar et nytt arkiv eller arkivdel
- det vert teken i bruk ny arkivnøkkel
- ein fylkeskommunal eining tek i bruk eit nytt datasystem for lagring av informasjon
- fylkeskommunale einingarr blir lagt ned eller oppretta
- det blir oppretta eller lagt ned styre eller utval
- det blir gjort vesentlige endringer i fylkeskommunen sitt delegasjonsreglement
- fylkeskommunale oppgåver vert overført til verksemder utanfor fylkeskommunen
- Arkivleder avgjør ellers om det er behov for oppdatering av arkivplanen
Særlig er dette aktuelt når det bli tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel eller det vert teken i bruk nye versjonar av datasystem for lagring av informasjon |