|
Administrativt arkiv kan vanligvis avleveres til depot etter 12 år. I spesielle sammenhenger kan dette tidsintervallet endres, som f.eks. ved endringer i forholdene hvor arkivene blir oppbevart eller ved en kommunesammenslåing. Avleveringen skal omfatte møtebøker, kopibøker, postjournaler, saks- og spesialarkiv fra minst en arkivperiode. Arkivet skal være ordnet i serier. Omslag og mapper skal følge strukturen i arkivet og gi nødvendig informasjon om innholdet, slik som arkivkode, saksnummer, sakstittel o.l. Omslag og mapper skal være av syrefritt papir. Materiale som ikke passer inn i standardiserte arkivbokser, skal pakkes på forsvarlig måte i samråd med depotet. Materialet skal være rengjort for støv og smuss. Materialet skal være renset for binders og plast (og ev. rustne stifter). Dersom materialet er skadet, skal arkivdepotet gi råd om hvordan det kan repareres. Materialet skal være reparert før avlevering. Ved avlevering til depot skal det vedlegges avleveringsliste med opplysninger om arkivskaper og innhold (fagansvarlig dokumentsenteret er ansvarlig for dette). Som minimum skal innholdsbeskrivelsen gi oversikt over arkivserier og arkivstykker (arkivbokser) i hver serie. Arkivstykkene skal være merket med arkivskapers navn og årstall (se mer info og eksempler i kap. 3.9.3 Avlevering av arkivmateriale fra ytre enheter til bortsettingsarkiv på kommunehuset). Fagansvarlig dokumentsenteret har hovedansvar for all avlevering til depot. |