|
Rutiner for elektroniske uttrekk Kommunens retningslinjer for avlevering/deponering av elektronisk arkivmateriale tar utgangspunkt i Arkivlova med forskrifter og Riksarkivets Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner. Retningslinjene klargjør ansvarsforholdet mellom arkivskaper (kommunen) og arkivdepot (Aust-Agder musem og arkiv - AAma), og beskriver hvordan elektroniske arkiv og registre skal avleveres eller deponeres. Når det skal tas uttrekk av elektronisk arkiv, bør dette skje straks periodisering er fullført, med toårig overlappingsperiode. Aama anbefaler at det foretas prøveuttrekk så tidlig som mulig før endelig avlevering, både som test og sikkerhetsforanstaltning. Kopi av uttrekk skal deponeres hos Aama så tidlig som mulig, men kommunen beholder likevel arkivansvaret i 25 år. Dette innebærer at den administrative enheten som produserte arkivmaterialet har ansvar for vedlikehold av uttrekkene, med sikkerhetskopi hos Aama. Etter 25 år overtar Aama ansvaret. Den administrative enheten som har deponert elektronisk materiale kan ikke slette dette fra sitt eget arkivsystem før endelig avlevering er godkjent. For mer informasjon, se Aamas retningslinjer for avlevering av elektronisk arkivmateriale. Avlevering av elektronisk arkivmateriale skal omfatte definerte uttrekk av data fra IT-system, og ikke selve IT-systemene. Kommunen har ikke foretatt uttrekk fra sak-/arkivsystem pr. oktober 2017. Fagsystemer Ved siden av Noark-baserte arkivsystem har kommunen også ulike elektroniske fagsystemer med viktig rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon. Fagsystemer som er NOARK-godkjent kan avleveres elektronisk. Birkenes kommune har ikke NOARK-godkjente fagsystemer pr. oktober 2017. Avleverte databaser fra Visma BVPro og Visma Familia Birkenes kommune er en av fem kommuner som deltar i et interkommunalt samarbeid om barnevern (Barneverntjenesten i Kristiansandsregionen). Det avsluttede barnevernsarkivet i Birkenes kommune (pr. 01.03.2015) er avlevert til Aama på papir. I tillegg ble det eksportert og avlevert databaser fra de avsluttede fagsystemene BVPro og Familia. Selv om disse fagsystemene ikke er NOARK-godkjent er det viktig å bevare disse, både på grunn av søkemuligheter i databasene og en eventuell risiko for at noe informasjon kun har blitt lagret elektronisk. |