|
Arkivdokument som dokumenterer saksbehandling og vedtak hos en arkivskaper skal arkivleggast og som hovedregel bevares for ettertida. Bevaring av arkiv vil sei at arkivmateriale blir oppbevart for framtida og avlevert til arkivdepot, Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane. Kassasjon betyr at arkivmateriale som har vore gjenstand for saksbehandling og hatt verdi som dokumentasjon, blir teken ut av arkivet og sletta eller destruert. Arkivlova fastset i § 9 at man må ha spesiell tillating frå Riksarkivaren for kassasjon som ikkje har heimel i forskrifter utgått fra arkivlova. Riksarkivaren skal i følge arkivforskrifta utarbeide bevarings- og kassasjonsregler for anna arkivmateriale. Kassasjonsreglene skal gi oversikt over kva som skal bevarast og kva som kan eller skal kasserast, eventuelt kor lenge materialet skal oppbevarast før kassasjon. Det er utarbeida egne retningslinjer for kassasjon i fylkeskommunale arkiv. I påvente av nye sentrale regler er desse kassasjonsreglene ikkje tilpassa ved revisjon i K-kodene. Derfor må kassasjon av materiale kodet etter disse K-kodene basere seg på Kapittel IV i Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiv. Sje he rRetningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i fylkeskommunale arkiv. fra 1986. Når de nye kassasjonsreglene blir vedtekne, må derimot disse fylgjast. Kassasjonsregler skal vi for øvrig forstå slik at tillatelse til kassasjon er relativ, mens krav om bevaring er absolutt. Kassasjonsreglene inneholder ikkje krav om kassasjon, men er en generell rettleiining som seier kva slags sakstyper som kan kasserast. Arkivtjenesta må i samråd med sakshandsamarar gjere ei kassasjonsvurdering av desse sakene for å sjå om dei innehelder bevaringsverdig dokumentasjon. |