Forslag 1:En arkivplan skal dokumenter arkivorganisasjonen, oppbyggingen av arkivet og regler for hvordan dette skal forvaltes. Personer som forvalter arkiv skal arbeide etter følgende målsettingen: · Arkivet skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for saksbehandling og offentlig innsyn. · Arkivet skal være godt registrert og sikkert lagret. Arbeidsrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere skal være mål for kvalitetssikring. · Arkivet skal på en trygg måte ivareta rettslig og historisk dokumentasjon for ettertiden. Arkivplanen er et styrende dokument som må holdes levende. Dette ved at mål, organisering, retningslinjer og prosedyrer jevnlig ajourføres i samsvar med brukernes behov og andre skiftende forutsetninger, og ved at alle medarbeiderne lærer og praktiserer innholdet slik deres befatning med arkivtjenesten krever.
- Formålet med arkivplanen er med andre ord å samle retningslinjer og rutiner i ett dokument slik at alle ansatte til enhver tid vet hvordan oppgavene knyttet til dokumentbehandlingen skal løses og hvilke retningslinjer som gjelder. Planen skal gi informasjon om arkivmaterialet og arkivfunksjonene på en måte som ivaretar organets egne behov for kvalitetssikring og gjenfinning. Målet er å sikre en rask og korrekt saksbehandling og en effektiv service. Planen skal sikre at arkivarbeid blir et aktivt verktøy i virksomhetens totale informasjonsbehandling.
Forslag 2:Om arkivplan I følgje Arkivforskriften (AF) § 2-2 skal alle offentlige organ ha en ajourført samleplan som kalles arkivplan. Arkivplanen gir bindende retningslinjer for behandling av all informasjon og dokumentasjon i NN kommune. Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene. Arkivplanen skal bidra til at NN kommune ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlovens § 6 hvor det heter: "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid." Den elektroniske arkivplanen er også ett ledd i kommunens målsetning om å øke tilgjengeligheten for publikum til informasjon fra den offentlige forvaltning. Rådmannen har arkivansvaret Arkivleder har det daglige ansvaret for kommunenes arkivtjeneste og utarbeider virksomhetsplaner for denne, som vedtas årlig i kommunens overordnede Handlingsprogram med økonomiplan. I kommunen er det rådmannen som har det overordnede arkivansvaret (jfr. Arkivforskriften § 1-1). Som rådmann i NN kommune oppfordrer jeg alle ansatte i kommunen til å sette seg godt inn i og følge retningslinjene i arkivplanen. NN kommune Navn til Rådmann Rådmann Forslag 3: I følgje Arkivforskriften (AF) § 2-2 skal alle offentlige organ ha en ajourført samleplan som kalles arkivplan. Arkivplanen skal vise
- virksomheten sin historikk og organisering
- hva arkivet omfatter, dvs. hva slags papirbasert og elektronisk materiale som inngår i arkivet og hvilke gjenfinningsmidler som er i bruk og har vært brukt
- hvordan arkivet er organisert, dvs. hvordan arkivmaterialet er ordnet, strukturert og hvordan det er oppstilt
- hvilke instrukser og regler som gjelder for arkivarbeidet, dvs. en oversikt over gjeldende lov- og regelverk samt interne instrukser og
- dokumentasjon for elektroniske register og databaser.
Hensikten med arkivplanen er at den skal være NN kommune sitt kvalitetssystem for arkivdanning og arkivforvalting, et viktig internt arbeidsverktøy og styringsverktøy. Arkivplanen gir bindende retningsliner for håndtering av all informasjon og dokumentasjon i NN kommune. Alle ansatte på sentralarkiv og saksbehandlere i kommunen er forpliktet til å holde seg orientert om arkivplanens innhold, og følge de retningslinjer og rutiner som planen inneholder. Oppdatering av planen skal gjennomføres årlig av fagansvarlig for arkiv |