Postmottak og dokumentfangst

Inngående post

Alle etater og avdelinger, inklusive våre ytre etater, skal ha postadresse Oldersletta 1, 9046 Oteren. All post som eventuelt mottas på de ytre enhetene, sendes daglig til postmottaket. Unntaket er brukerrelatert post i helse og omsorg samt barnevern.

Postmottak har ansvaret for å hente ut post som er kommet som telefaks, til Altinn, og har også ansvaret for å hente ut e-post (som kommer til post@storfjord.kommune.no) og journalføre dette hvis det er arkivverdig post.

Saksbehandler skal legge inn inngående og utgående e-poster som mottas direkte, i saksmappa.

Postmottaket åpner og sorterer posten, posten sorteres i arkivverdig og ikke arkivverdig post.

Brukerrelatert post til barneverntjenesten, helse, pleie og omsorg som mottas i postmottaket skal sendes til riktig avdeling for journalføring i fagprogram. 

Post til beboere på sykehjem og andre boenheter skal ikke åpnes, men legges i posthylle til avdelingene.

Post som leveres personlig skal til postmottaket for åpning og registrering.

Post til NAV (statlig del), fagforbundene og Làssàgàmmi legges direkte i posthyllene deres. Post til barneverntjenesten og helse- og omsorgsavdelingene leveres/sendes uåpnet til avdelingene.

Den arkivverdige posten som kommer direkte til skole og barnehage sendes til postmottak for skanning og registrering i ePhorte. Ellers følges kommunens rutiner for post og dokumentbehandling for inngående post.

Rekommandert sending:

Ansatte på serviceavdelinga har fullmakt til å signere ut rekommandert post, verdipost og pakker adressert til Storfjord kommune. Sendingen behandles som vanlig post.

Intern post

Intern post leveres i postmottaket og blir fordelt der. 

Elektronisk post (e-post) og telefaks

Elektronisk post og telefaks skal behandles som annen, ordinær post.

Post mottatt elektronisk på Altinn lastes ned av postmottaket. Det kommer e-post fra Altinn til postmottak om at det har kommet post, og postmottaket logger inn på Altinn for å hente brevet.

Personlig adressert post

Med personlig post menes brev hvor mottakers/den ansattes navn er angitt før Storfjord kommune og skal leveres uåpnet til den ansatte. Unntaket er hvis det er inngått avtale mellom den ansatte og postmottaket om at slik post kan åpnes av postmottaket. Den ansatte plikter da å sørge for at posten, så fremt den ikke er privat blir levert postmottak for journalføring.

Det skal i utgangspunktet ikke forekomme privat post sendt til arbeidsplassen.

Tekstmeldinger (SMS) og bildemeldinger (MMS) 

Tekst- og bildemeldinger (SMS og MMS) som mottas, skal behandles som annen post hvis de inneholder opplysninger som inngår i saksbehandlingen. Informasjonen kan skrives ut fra egen pc gjennom mobiltelefonens programvare.

Dokumentfangst fra sosiale medier

Kommunen har egen facebook side, og denne overvåkes av ansvarlig. Hovedregelen er at man ikke saksbehandler på sosiale medier, men dersom det skrives innlegg som er arkivverdig (har verdi som dokumentasjon) eller er gjenstand for saksbehandling, skal dette journalføres iht. rutiner for journalføring av inngående post.