- Posten skal åpnes av serviceavdelingen.
- OBS! Anbuds- og tilbudsdokumenter skal ikke åpnes av arkivtjenesten, se egen rutine
- Posten sorteres og det skilles mellom arkivuverdig post (informasjonspost) og arkivverdig post (sakspost).
- Som arkivuverdig post regnes alt materiale som ikke blir gjenstand for saksbehandling av noe slag. Dette er materiale som ikke skal registreres/arkivlegges - som aviser, tidsskrifter, reklame, offentlige publikasjoner, invitasjoner, generelle rundskriv, utskrifter/kopier fra andre organ o.l.
- Egenproduserte rundskriv og rundskriv som blir gjenstand for saksbehandling skal skrives i ephorte eller annet fagprogram, og journalføres.
- Politiattester er regnet som arkivuverdig, men skal likevel registreres mottatt. Dette gjøres ved å legge inn merknad på den ansattes personalmappe om mottatt politiattest. Politiattesten (i papirformat) legges til lønnsavdelingen. OBS! politiattester for ansatte og oppdragstakere i barneverntjenesten skal legges til barneverntjenesten som har egne rutiner for politiattester iht. barnevernloven.
- Som arkivverdig regner vi post som skal saksbehandles (saksdokument etter offentlighetslovens § 4) eller post som inneholder vesentlig dokumentasjon. Denne saksposten er kommunen pliktig til å registrere i brevjournal, arkivere og bevare for ettertiden.
- Arkivverdig sakspost påføres saksnr, skannes og registreres.
- Regninger, faktura og rutinemessig korrespondanse om økonomi/regnskap går direkte til økonomikontoret uten journalføring.
- Stillingssøknader: Søknad og CV skannes, ikke øvrige dokumenter.
- Spillemidler: Søknaden og vedleggene registreres av arkivtjenesten i ePhorte. Originaldokumentene leveres til saksbehandler.
- Lønnsvedlegg, timelister, egenmeldinger og sykemeldinger journalføres ikke, men legges rett til nærmeste leder til den ansatte.
|
|