|
Når posten er sortert skal den arkivverdige posten (som er mottatt på papir) skannes i sak- og arkivsystemet ePhorte. Brukerrelatert post til helse og omsorgsavdelingene videresendes til riktig avdeling for skanning i fagprogram. Søknader på stilling: Søknad og CV skannes, ikke øvrige dokumenter. Framgangsmåte for bunkeskanning fra leverandøren skal følges. Post som kommer i mange eksemplar (kopi til flere adressater), skannes en gang og legges til kopimottakere i ePhorte.
Når postmottaket registrerer den innkomne posten i arkivsystemet, kontrolleres følgende:
a) at alle mottatte dokument er skannet og arkivert
b) at alle sider er kommet med i hvert dokument
c) at skanningen er kvalitetsmessig god nok
d) at opplysningene i skannet dokument samsvarer med opplysningene i journalen |