|
I sak- og arkivsystemet journalføres all sakspost, både den som er offentlig og den som er unntatt offentlighet. Systemet er kun tilgjengelig for autoriserte brukere. Dette gjelder uansett om det er papirbasert post eller elektronisk journal. Serviceavdelinga skal undersøke om det inngående dokumentet tilhører en eksisterende sak eller om det skal opprettes ny sak. Ved behov opprettes ny sak. OBS! Det er kun arkivpersonale som kan opprette ny sak. Alle saker skal klasseres med primær ordningsverdi ( k-koder, personnummer, gårds- og bruksnummer) evt. sekundærkode og legges i riktig arkivdel. Følgende opplysninger registreres om dokumentet:
- Dokumentdato, sender/mottaker, dokumenttittel/innhold, saksbehandler
- Serviceavdelinga skal påføre tilgangskoder på dokumenter som skal unntas offentlighet, og eventuelt markere tekst som skjermet i innhold/overskrift. Ved tvil om et dokument eller deler av det skal unntas offentlighet, kontaktes saksbehandler for avgjørelse.
- Post som kommer i mange eksemplar (kopi til flere adressater), skannes en gang og legges til kopimottakere i ePhorte.
Dokumenter der original skal leveres til saksbehandler etter journalføring: - originale kvitteringer, - retur av tinglyste dokumenter - søknad produksjonstilskudd i jordbruket - søknad avløsertilskudd - søknad regionalt miljøtilskudd (RMF) - søknad SMIL midler - andre søknader innen jordbruk som skal videresendes fra kommunen - byggesøknader - søknad om startlån - underskrevne avtaler (til avtalepermen) - originale kart - alt av søknader som skal videresendes fra kommunen - inngående avtaler til underskrift - underskrevne arbeidsavtaler/oppdragsavtaler - personopplysningsskjema - attester og vitnemål - alt av dokumenter på fradelingssaker - feltdagbok ettersøk av skadet hjortevilt - konsesjonssøknader |