|
Ved registrering, utført av arkivpersonale (som er ansvarlig for at rette opplysninger er påført), kommer posten opp på saksbehandlerens restanseliste i ePhorte. Saksbehandler skal se om saken har fått riktig saksbehandler, og om riktig offentlighetsvurdering er gjennomført. Hvis ikke, må de straks gi beskjed til postmottaket om dette for korrigering. Hvis det er tvil om hvem som er saksbehandler, kan arkivpersonalet kontrollere dette med leder på gjeldende avdeling. Etter skanning og journalføring oppbevares dokumentene i mapper merket dagens dato, i postmottaket. Disse oppbevares i 6 mnd før makulering kan finne sted. Saksbehandling All skriftlig saksbehandling skal utføres i kommunens sak-/arkivsystem. Det er ikke lovlig å skrive brev i MS Word eller lignende program, og sende det ut på kommunens vegne uten journalføring og mulighet for kvalitetssikring. Dette er brudd på sentrale bestemmelser i arkivloven, forvaltningsloven og offentlighetsloven. Ferdigstilte utgående brev skal ikke holdes åpne for redigering etter at de er sendt ut, men låses (ferdigstilles og journalføres). Når tekstdokumentet er ferdig skrevet, må en bekrefte ferdigstillingen når en lukker filen i programmet hvor en har opprettet tekstdokumentet. Saksbehandlerne sender selv ut post, som hovedregel med SvarUt, eventuelt fysisk som ordinær post. Journalposten settes i status F (ferdig). Dette er et signal til arkivtjenesten om at saksbehandler har ferdigstilt saksdokumentet, og at det kan journalføres. Serviceavdelingen journalfører disse og de legges ut i den offentlige postlisten på kommunens hjemmeside. Bruk av e-post I Storfjord kommune har alle saksbehandlere tilgang, og anledning, til å bruke e-post som hjelpemiddel i saksbehandlingen. Dette skjer under forutsetning av at reglene som er fastsatt i Retningslinjer for bruk av e-post, plassert under lokalt regelverk i arkivplanen, samt sikkerhetsrutiner blir fulgt. Sentralt i retningslinjene står kravet om at:
1. Alle e-poster i postmottaket (post@storfjord.kommune.no ) skal åpnes av postmottak. Oppgaven er en del av de daglige gjøremål.
2. All e-post og eventuelle vedlegg som inngår i, eller har betydning for, saksbehandlingen skal registreres i sak- og arkivsystemet og arkiveres som en del av saken.
3. All dokumentasjon i en sak skal kunne underlegges kontroll. Alle saksbehandlere har derfor et selvstendig ansvar for å produsere fullverdig dokumentasjon som del av sin saksbehandling. Denne dokumentasjonen skal være åpen for offentlig innsyn og/eller partsinnsyn.
4. Utsending av dokumenter via e-post fra saksbehandler skal betraktes som kopi, og saksbehandler er pliktig til å benytte e-postfunksjonen i ePhorte.
5. Ingen som opptrer på vegne av kommunen skal sende, eller oppfordre til oversendelse, av sensitive opplysninger. ePhorte Outlook ePhorte Outlook - saksbehandling fra e-postsystemet, er en spesialisert saksbehandling i ePhorte. Løsningen er tiltenkt brukere som stort sett benytter de enkleste og mest vanlige saksbehandlings- og arkivfunksjoner som en saksbehandler har behov for. Med ePhorte Outlook foregår saksbehandlingen direkte i Outlook, og e-poster kobles enkelt til saker i ePhorte og blir arkivert.
Utforskeren i ephorte Outlook ser til forveksling ut som innboksen til Outlook, men gruppering av objektene er noe annerledes.
Under denne vises flere Outlook-mapper, blant annet Saksmapper og Journalposter der mesteparten av dokumenter og metadata er lagret. Alle e-poster som er arkivert i ePhorte markeres i Outlook med et tydelig merke så det er mulig å se at e-posten er arkivert i ePhorte. |