|
Arkivtjenesten skal kontrollere at alle saksdokument er journalførte, og knyttet til rett sak i ePhorte. Arkivtjenesten skal kontrollere at sak-/arkivsystemet blir brukt rett slik at føringen av avsluttede saker, og avskrevne dokument, låses. Dokumenter låses i godkjent format, PDF/A. Arkivtjenesten har ansvar for å kvalitetssikre registreringer/funksjoner som utføres av saksbehandlere og ledere. Dette gjøres ved at arkivtjenesten hver dag når offentlig postliste genereres, gjennomgår følgende: a) offentlighetsvurdering og nødvendig skjerming av avsender/mottaker, tittel og saksinnhold b) arkivkode og sakstittel er dekkende når ny sak er opprettet c) saken er knyttet til rett arkivdel (arkivserie) d) journalposten er knyttet til rett sak e) rett arkivkode er satt på saken Når dette er gjennomført legges journalpostene ut i offentlig journal. Storfjord kommunes postjournal legges ut på kommunens nettsider med minimum 1 dags forsinkelse. Dersom det oppdages feil eller mangler i den offentlige journalen, skal arkivtjenesten korrigere journalen før den legges ut. |