|
Utgående dokumenter skal skrives i saks- og arkivprogram ePhorte. (Brukerrelatert utgående post innen barnevern, helse og omsorg skal skrives i fagprogram på de respektive avdelingene.) Det er ikke lovlig å skrive brev i MS Word eller andre lignende program, og sende det ut på kommunens vegne uten journalføring og mulighet for kvalitetssikring. Dette er brudd på sentrale bestemmelser i arkivloven, forvaltningsloven og offentlighetsloven. Utgående dokumenter skal som hovedregel sendes ut som elektronisk post, med SvarUt. I de tilfeller SvarUt ikke kan brukes, skal saksbehandler ferdigstille dokumentet, frankere og sørge for at dokumentet blir sendt. Det skal tas kopi av delegerte vedtak, kopiene legges i perm i resepsjonen. Underskrevne, utgående avtaler (unntatt arbeidsavtaler) som ikke er skrevet i ephorte skal skannes før det sendes ut. KS SvarUt er en meldingstjeneste som gir mulighet for sending av sikker digital post til innbyggere og næringsliv gjennom en felles løsning som eies av KS KommIT. SvarUt koples til kommunens sak- og arkivsystem ePhorte, og er et verktøy for å sende utgående post, digitalt eller som brevpost, til innbyggere og organisasjoner. Saksbehandleren bruker sak- og arkivsystemet som vanlig, adresserer posten og påfører fødsels- eller organisasjonsnummeret til mottakeren. Dette gjøres ved direkte søk i folkeregister og enhetsregister. Deretter ekspederes dette til SvarUt i stedet for til vanlig utskrift, så tar SvarUt over jobben. Arkivpersonalet overvåker SvarUt-tjenesten. Dersom en mottaker som har fått post fra Storfjord kommune i Altinns meldingsboks, ikke har åpnet dette i løpet av 2 virkedager vil dokumentet bli sendt til printtjeneste. Storfjord kommune har valgt å ha en ekstern printtjeneste. Saksbehandler skal selv kontrollere at dokumentene faktisk blir sendt når man ekspederer via SvarUt, se egen rutine for dette. Postmottaket skal hver morgen kontrollere om utgående elektronisk post faktisk er sendt. Hvis noen dokumenter feilet, må de sendes på nytt. Når dette er gjort skal de journalføre utgående post fra dagen før. |