| INSTRUKS FOR ELEKTRONISK ARKIVERING AV SAKSARKIV I RANA KOMMUNE 1. Det elektroniske arkivet omfatter alle saker i Rana kommunes felles saksarkiv. Saksarkivet er periodisert med skarpt periodeskille pr. 31.12.2009. Saker registrert før denne dato arkiveres i papirversjon. Saker som er registrert i 2009 eller tidligere, men som overføres til ny arkivdel (ny periode) kan arkiveres elektronisk dersom alle journalposter/dokumenter er arkivert elektronisk. 2. Saker, journalposter og dokumenter registreres i kommunens saksbehandlersystem ePhorte 5, versjon 5.2.4, som er godkjent av riksarkivaren i henhold til Noark 5 - standarden. Inngående dokumenter skannes og knyttes til journalføringen. Skannede dokumenter oppbevares minst 1 måned i papirversjon for verifisering avlesbarhet. Utgående dokumenter skal skrives i ePhorte. 3. Ferdigstilte dokumenter ( i inngående og utgående jounalposter) skal lagres med dokumentstatus og format (pdfA) som gir skrivebeskyttelse. Bare arkivpersonale har tilgang til å endre status på ferdigstilte dokumenter. 4. Dokumenter som ikke lar seg skanne (for eksempel innbundne dok.), eller hvor skanning reduserer lesbarheten arkiveres i papirversjon. Slik arkivering angis i journalen. 5. Dokumenter som må oppbevares i papirversjon i henhold til lov- eller forskriftsbestemte formkrav (avtaler, kontrakter med bindende underskrift) arkiveres i papirversjon. Dette angis i journalen. 6. Elektronisk journal og dokumentarkiv skal sikkerhetskopieres daglig. Sikkerhetskopi (backup) skal lagres i minst 14 dager før overskriving. IT-ansvarlig har ansvar for at dette skjer. 7. Helelektronisk arkiv fra 01.01.2010 01.01.2010 ble vårt tidligere aktive saksarkiv (HOVED05) periodisert (skarpt skille), - det vil i praksis si at det ikke kan produseres dokumenter i gamle saker som har saksnr. 09/… eller tidligere. Arkivet må da kontaktes for å opprette nye saker eller eventuelt overføre gammel sak til det nye arkivet. Fullelektronisk arkiv gjelder for arkivdelene: Hoved10, Feiing2010 og Eiend11. Dette gjelder ikke andre arkivdeler som; REGPLAN, BRANNSYN,PARKERING M.M. I og med at saksarkivet nå er helelektronisk, - trenger ikke arkivet kopi av utgående dokumenter lenger, - dersom de tilhører saksarkivet. Fra 1.1.2014 gikk Rana kommune over til å bruke ePhorte 5 som sak/arkivsystem. ESA ble avsluttet med skarpt skille, det vil si at det kan ikke produseres nye dokumenter i ESA.
|