Retningslinjer for bevaring og kassasjon

Retningslinjer for bevaring og kassasjon

Hvorfor bevarer vi arkivmateriale?

Arkivlova med forskrifter danner det rettslige grunnlaget for arbeidet med bevaring og kassasjon i offentlig forvaltning. Formålet med bevaring av offentlige arkiv er å sørge for at arkiv som har stor kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, blir bevart og gjort tilgjengelig for ettertiden.

Hva er kassasjon?

Materiale som ikke blir funnet bevaringsverdig for ettertiden, blir det gjort kassasjonsvedtak for. Det vi si at materiale ikke skal leveres til et arkivdepot, men kan slettes eller makuleres når organet ikke lenger har bruk for det.

Forbud mot uhjelmet kassasjon

Arkivlovens § 9 slår fast at arkivmateriale ikke kan kasseres uten at det er hjemlet i Arkivloven med forskrifter eller at Riksantikvaren har gitt særskilt samtykke til det.

Arkivbegrensning

Arkivbegrensning vil si å skille ut materiale som ikke er arkivverdig som f.eks. reklame, trykksaker, rundskriv, utkast, kladder eller annet materiale som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon. I henhold til Arkivforskriftens § 3-19 bør arkivbegrensning gjennomføres i forbindelse med postbehandling eller arkivlegging. Dersom det ikke har skjedd skal det gjøres ved bortsetting eller senest ved avlevering til depot.

Bevaringspåbud

Arkivforskrifens § 3-20 slår fast at følgende materiale alltid skal bevares.

a)    Arkivmateriale eldre enn 1950 etter at arkivbegrensning er utført.

b)    Møtebøker, forhandlingsprotokoller, referatprotokoller, møtereferat og eventuelle vedleggsserier til disse.

c)     Organets egne årsmeldinger

d)    Journaler og journalregistre

e)    Alle andre former for registre og hjelpemiddel som kan brukes til fremfinning, f.eks. arkivnøkler

f)      Arkivplaner

g)    Presedenssaker, og andre saker av prinsipiell karakter.

h)    Kart, med unntak av trykte kart uten påtegninger

i)      Tegninger og fotografer som har inngått som ledd i saksbehandlingen

j)      Grunnmateriale, innstillinger, protokoller/referater og endelige vedtak fra styrer, råd, nemder og utvalg.

Bevaring og kassasjon av elektronisk arkivmateriale

Elektronisk lagret arkivmateriale er underlagt samme regler for bevaring og kassasjon som papirbasert arkivmateriale.

Retningslinjer for elevmapper

Formål

Formålet med disse retningslinjene er å etablere et felles regelverk for Karlsøy kommune for håndtering av papirbasert og elektronisk lagret elevmapper i grunnskolen innenfor rammen av gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer

Virkeområde

Retningslinjene gjelder for elevmapper som blir behandlet ved den enkelte grunnskole etter

om grunnskolen og den videregående opplæringa. (Opplæringsloven)

Definisjon

Med elevarkiv menes dokumenter som inneholder informasjon om den enkelte elev på skolen, og der informasjonen er ordnet i egne papirbasert elevmapper, alfabetisk etter elevens etternavn.

Med elektronisk lagret elevmappe menes en elevsak opprettet i kommunenes sak-/arkivsystem etter bestemte kriterier nevnt i disse retningslinjene.

Skolen er pålagt å bruke kommunene sak- og arkivsystem til journalføring og administrativ sakbehandling.

Personregistre

Elevmappene utgjør et personregister og skal følge reglene i personopplysningsloven. Opplysningene i elevmappene er tilgjengelig for ansatte i grunnskolen i den utstrekning som trengs for en hensiktsmessig arbeids- og arkivordning.

Behandlingsansvarlig for elevmappene etter

 er den som Karlsøy kommune til enhver tid har utpekt.

Oppretting av elevmappe

Overordnet prinsipp er at all dokumentasjon om en elev primært skal arkiveres på ett sted, i elev-mappen.

Arkivet oppretter elevmappe på alle elevene ved skolen, og kun en pr. elev. Hvis korrespondanse knyttet til eleven skal journalføres skal det opprettes en egen elevsak i sak- arkivsystemet, etter en standard som er beskrevet i reningslinjene.

Innhold i elevmappe

I den fysiske elevmappen skal det ligge følgende dokumenter

• Forhåndsvarsel og enkeltvedtak om skoleplassering
• Individuell opplæringsplaner. (Herunder sakkyndig vurdering, PPT)
• Relevant dokumentasjon vedrørende søknad, tildeling samt tilrettelegging av spesialundervisning.
• Varselbrev (Fravær, nedsatt karakter, nedsatt orden og oppførsel)
• Disiplinære forseelser
• Søknad om fritak for fag og fritak for vurdering i et fag
• Dokumentasjon vedrørende bortvisning
• Dokumentasjon om tilrettelegging ved eksamen og heldagsprøver
• Rådgiver/kontaktlærer/sosiallærers notater, dersom denne dokumentasjonen har, eller kan få, betydning for elevens skolegang. (Etter opplæringslovens § 15-3 har skolen personale, uten at taushetsplikten er til hinder for det, opplysningsplikt til barnevernet når personale har grunn til å tro at barnet blir mishandlet i hjemmet eller at det foreligger andre alvorlige former for omsorgssvikt)
• Vedtak om morsmålsundervisning og tospråklig fagopplæring. (Enkeltvedtak)
• Referat fra ansvarsgruppemøter.
• Referat  fra foreldresamtaler og konferanser.
• Kopi av bekymringsmelding til barnevernet. (Foresatte skal varsles før denne sendes)
• Skriftlig vurdering.
• Melding om elev som avbryter opplæring.
• Klage på standpunkt- og eksamenskarakterer til lokalt gitt eksamen og svar på slik klage.
• Skolens notat om avbrutt opplæring. (I de tilfeller der melding ikke gis av eleven selv eller foresatte).
• Samtykke til overføring av opplysninger til annen kommune eller annen skole.

Følgende skal bevares i to år etter sluttdato

• Sykemeldinger og legeerklæringer
• Dokumentasjon vedrørende skoleskyss
• Nyeste elevopplysningsskjema
• Søknad om innsyn i elevmappe
• Kopi av dokumentasjon fra andre kommuner i forbindelse med skifte av skole

Journalføring av dokumenter i elevmappe

I

er det gitt bestemmelser om at i sak- arkivsystemet skal ethvert offentlig organ registrere alle inngående og utgående dokumenter som etter

må regnes som saksdokumenter  og ha verdi som dokumentasjon. Det er knyttet to krav til dokumenter som skal føres; 1) det skal være gjenstand for saksbehandling og 2) de må ha verdi som dokumentasjon.

Dokumenter som skal journalføres:

• Forhåndsvarsel og enkeltvedtak vedrørende skoleplassering
• Søknad fra foresatte vedrørende f.eks. fri. (Dette føres i saksarkivet)
• Enkeltvedtak vedrørende skoleskyss
• Faguttalelser fra f.eks. PPT som føres til tiltak
• Enkeltvedtak om spesialundervisning
• Enkeltvedtak om særskilt undervisning for minoritetsspråklige
• Elever med ansvarsgrupper rundt seg før innkalling og referat fra møter
• Når elever flytter til annen skole. (Føres i saksarkivet)
• Kontakt med barnevernet