Retningslinjer for bruk av epost

Retningslinjer for bruk av epost

Gyldighet og formål

Retningslinjene gjelder for alle virksomheter og støtteenheter i Karlsøy kommune.

Retningslinjene gjelder for e-post som dekkes av offentlighetslovens dokumentbegrep samt arkivlovens og arkivforskriftens bestemmelser om dokumentbehandling.

Generelt om epost

Bruk av e-post er et av flere viktige virkemidler for å kunne realisere målet om en åpen og effektiv forvaltning. E-post er i sin form en mellomting mellom brev og telefonsamtale, skriftlig i formen, men med et muntlig språk. Det kan av og til være en viss tvil om hvilken status en e-post har i forhold til regelverk om arkivering, journalføring og offentlighet, og i forhold til forvaltningsmessige prinsipper.

Det viktigste i forhold til gjeldende regelverk er å identifisere e-post som er sakspost for gjeldende organ, og som ikke faller inn under arkivforskriftens regler om arkivbegrensning. Slike e-postdokumenter skal behandles på samme måte som tilsvarende papirdokument, jf. Arkivforskriften § 3-2 første ledd.

Når e-post er et arkivverdig dokument/saksdokument, skal det journalføres, arkiveres og være gjenstand for full offentlighet. Enhver kan be om innsyn i e-postmeldinger etter vanlige regler.

Håndtering av inngående epost

Sentralt e-postmottak

Arkivforskriften krever at et organ som bruker e-post også skal ha et sentralt postmottak for inngående post. Slik e-post skal åpnes av arkivtjenesten.  Adressen til postmottaket skal fremgå av brevark, offisiell nettside og lignende.

Arkivtjenesten er ansvarlig for håndtering av post til postmottaket og skal sørge for at:

• E-post til postmottaket åpnes hver formiddag
• Sakspost skrives ut på papir, og journalføres og fordeles til saksbehandler
• Ettersendte dokumenter i papirutgave erstatter utskriften, og at utskriften makuleres, jf. Arkivforskriften § 3-3 andre ledd

Saksbehandlers oppgaver

Selv med et sentralt e-postmottak blir e-post ofte sendt direkte til saksbehandler. Den enkelte saksbehandler har plikt til å vurdere om posten må anses som arkivverdig dokument for organet. Av og til vil det kreves et visst skjønn for å avgjøre om en e-post er et arkivverdig dokument eller ikke. Slik arkivforskriften er utformet, er det tilstrekkelig at en e-post enten er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon for at det skal foreligge arkiveringsplikt.

Ikke- arkivverdig post

Noen eksempler på e-post som i utgangspunktet ikke kan antas å være arkivverdig:

• Private e-postmeldinger
• E-post som er jobbrelatert, men som ikke har betydning for saksbehandling eller dokumentasjon
• E-post som er faglig relatert, men av generell karakter (for eksempel utveksling av faglige synspunkter mellom enkeltpersoner eller nyhetsbrev fra andre virksomheter og prosjekter)
• E-post som er av generell informasjonsverdi (for eksempel personalinformasjon o.l.)
• Masseutsendt ekstern e-post

Håndtering av utgående e-post

Alle arkivverdige saksdokumenter som sendes ut fra virksomheten på e-post skal arkivmessig behandles på lik linje med tilsvarende papirdokumenter:

• Teksten skrives i Elements og sendes som vedlegg i e-posten
• Det tas ut kopi som håndteres i henhold til rutiner for utgående post
• Inntil kommunen har innført fullelektronisk arkiv med digitale signaturer, skal skriv sendt ved hjelp av e-post til ekstern adressat ettersendes som brevpost med originale underskrifter

Sikkerhet og begrensinger ved bruk av e-post

På samme måte som ved alminnelig brevpost er det viktig å ha på plass sikkerhetsrutiner slik at ikke uvedkommende skal kunne lese eller endre innhold i e-postmeldinger.

Taushetsplikten etter forvaltningslovens § 13 innebærer en plikt for den enkelte saksbehandler til å hindre at andre får tilgang eller kjennskap til taushetsbelagte opplysninger, og det samme er kjernen i taushetsplikt etter andre bestemmelser. Det må derfor generelt utvises varsomhet ved overføring av taushetsbelagte opplysninger. Spesielt gjelder dette sensitive personopplysninger og graderte opplysninger.

Selv om e-post i prinsippet kan brukes til utveksling av all type informasjon skal taushetsbelagte opplysninger ikke sendes som e-post i Karlsøy kommune – men sendes som brev. Grunnen til dette er at opplysninger ikke skal komme på avveie, og for at taushetsplikten skal overholdes.

Spesielt om helse – og personopplysninger

Generell standard programvare skal ikke benyttes for utveksling av helse – og personopplysninger. Denne type opplysninger skal altså aldri sendes via vanlig e-postløsning. Virksomhetens fagsystemer kan benyttes til dette. Dette vil blant annet sikre at journalverdig informasjon journalføres og at informasjon knyttes til riktig pasient og sikres ved hjelp av virksomhetens løsninger for tilgangsstyring.

Viktige sikkerhetstiltak for denne sektoren er:

• Dersom man får e-post som inneholder helse – og personopplysninger (fra pasient eller kollega) så meld tilbake til vedkommende at dette frarådes
• Personlige e-postadresser bør ikke legges ut på offentlig nettsted
• Virksomhetens nettsted bør fraråde publikum å oversende helse – og personopplysninger via e-post

Generelle sikkerhetstiltak

• Vær forsiktig med å åpne e-post fra ukjente avsendere
• Ikke åpne vedlegg i en usikker e-post (for eksempel dersom du uventet får en e-post på engelsk)
• Kontroller adressen(e) før du sender e-post
• Kontroller vedleggene. Er de riktige dokumentene lagt ved?
• Ikke legg igjen din e-postadresse på websider, nyhetsgrupper, chatte-kanaler o.l. bruk eventuelt en privat e-postadresse til dette
• Ikke spre jobb-epostadressen din ukritisk
• Ikke bruk automatisk svar i e-postprogrammet. Ved bruk automatisk svar forstår spammere at e-postadressen er i bruk
• Ikke videresend kjedebrev