Retningslinjer for føring av møte- og vedtaksbøkerHvem skal føre møtebok? Alle politisk oppnevnte komiteer og utvalg har plikt til å føre møtebok over forhandlingene, jf. Kommunelovens § 30 nr. 3 I Karlsøy kommune vil det si: Kommunestyret, Formannskapet, Samarbeidsutvalget i barnehagene, Samarbeidsutvalgene i skolene, Ansettelsesutvalget, Arbeidsmiljøutvalget, Kultur og oppvekst, Kommunikasjonsutvalget, Helse- og omsorgsutvalget, Forhandlingsutvalget, Administrasjonsutvalget, Råd for eldre og personer med nedsatt funksjonsevne, Klagenemda, Kontrollutvalget, Valgnemda, og Overtakstnemda. Det er i tillegg fastsatt at en rekke administrativt nedsatte råd og utvalg skal føre enkle møtebøker/referat fra sine møter I Karlsøy kommune vil det si: Strategisk ledelse, Foreldreråd, Elevråd, Skolens foreldremøter, Barnehagens foreldremøter og møter om pedagogisk arbeid. Føring av møtebøker og vedtaksbøker For all føring av møtebok og vedtaksbøker gjelder følgende: *Alle som har tilgang skal føre møtebøkene etter den mal og grafisk utforming som er satt opp i kommunens sak-/arkivsystem. (Elements) *Arkivskapere uten tilgang til Elements kan enten bruke innbundet protokoll, hvor referatet kan føres inn for hånd, eller et løsbladsystem (ringperm). Det er i strid med kommunens reglement å lime referat ført på løse ark inn i innbundet protokoll. * Hva de enkelte møte- og vedtaksbøkene skal inneholde er angitt i serieoversikten (arkivplanens oversikt over arkivserier), som gir oversikt over krav til hver enkelt møte- og vedtaksbokserie, *Som et minimum skal møtebøkene inneholde informasjon om: tid, sted, deltakere, behandling og vedtak samt signatur (godkjenning). *Som et minimum skal vedtaksprotokollene inneholde informasjon om: tid, sted, saksfremlegg og vedtak samt signatur. For møtebøkene for politisk oppnevnte styrer, råd og utvalg gjelder i tillegg følgende: *I tillegg til oversikt over tid og sted for møter, oversikt over hvem som møtte og hvem som var fraværende, behandling av forfall og spørsmål om habilitet skal møtebøkene inneholde innkalling, saksliste, innstilling, alle framsatte forslag og forslag til avstemningsmåte, avstemmingsresultat. *Innstillingstekster skal ikke endres etter møtet. Utsatte saker skal ha med all tekst fra tidligere behandlinger. *Vedtakstekst må ikke vise til annet vedtak uten at dette er referert. * Saker om elever og klienter skal i tråd med personvernlovgivningen legges fram for folkevalgte organ i anonymisert form. Det vil si at navn og andre opplysninger som kan identifisere personene skal være slettet fra sakspapirene. I den endelige utgaven av møteboken skal navnene tas med. Ansvar Ansvaret for føring, innbinding og oppbevaring av møtebøkene inntil avlevering til arkivdepot, følger den instans som er sekretariat for styret, rådet eller utvalget. Ansvaret for føring av vedtaksprotokoller er tillagt den leder som er delegert beslutningsmyndighet. Ansvaret for innbinding og oppbevaring (inntil avlevering til arkivdepot), deler lederne med arkivtjenesten. Innbinding Alle møtebøker skal innbindes jevnlig. Tidspunkt for innbinding er angitt i arkivplanens oversikt hvor den enkelte møtebokserie er registrert. Kvaliteten på innbindingen skal være i overensstemmelse med kravene skissert i Kap. VII Fellesbestemmelser for innbinding av møtebøker, kopibøker, registre m.v. i statlig og kommunal forvaltning, i Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiv. Forskriften finner du i sin helhet hos http://www.lovdata.no/cgi-wift/ldles?doc=/sf/sf/sf-19991201-1566.html#map055. Kravene som stilles vil i korthet si at for møtebøker kreves bokbinderfaglig innbinding, mens kopibøker og andre registre kan ha kontorinnbinding. Oversikt over godkjente systemer for kontorinnbinding finnes på Riksarkivets nettside. Bokbinderfaglig innbinding utføres av Tromsø ASVO. Budsjett Alle arkivskapere som produserer møtebøker og/eller vedtaksprotokoller skal sette av midler til innbinding på sitt budsjett. |