PostmottakInngående post All inngående post skal leveres til arkivtjenesten/servicekontoret for åpning og registrering. Arkivtjenesten er ansvarlig for all distribusjon og behandling av inngående og utgående post. Post som blir levert personlig skal henvises til postmottak for avlevering. Anbuds- og tilbudsdokumenter legges uåpnet i egen posthylle. Egen rutine for behandling av slik post, se under spesialrutiner "anbuds- og tilbudsdokumenter". Post til Prestekontoret, Hovedverneombud, Spes Ped Team, NAV Karlsøy, legekontoret, hjemmetjenesten, barnevern, rus- og psykiatri, Fagforbundet, fysioterapitjenesten samt helsesøster legges i merket posthylle utenfor servicekontoret. Ekstern post Ekstern post (som skal sendes som papirpost), skal frankeres av virksomheten selv og legges i røde utbokser på postrommet. Telefaks og elektronisk post Telefaks og elektronisk post skal behandles som vanlig post, dersom arkivtjenesten godkjenner den som arkivverdig. Elektronisk post videresendes til postmottak@karlsoy.kommune.no for registrering i saksbehandlersystemet. Telefaks skannes. Eposter skal primært lastes direkte opp i Elements. Tekstmeldinger (SMS) Tekstmeldinger (SMS) som mottas skal behandles som annen post hvis de inneholder opplysninger som inngår i saksbehandlingen. Informasjonen kan sendes til postmottak for e-post eller skrives ut manuelt, dateres og signeres av saksbehandler. Personlig adressert post Personlig adressert post skal leveres uåpnet til adressaten hvis ikke man har inngått avtale om at slik post kan åpnes av arkivtjenesten. Dersom posten likevel er av generell karakter, plikter mottaker å levere posten til arkivtjenesten for registrering. Denne regel gjelder også for telefaks, e-post og SMS. |