Åpning, sortering og arkivbegrensningÅpning av post Posten skal åpnes av arkivtjenesten. Ved åpning av rekommandert post og verdipost skal det være to ansatte til stede. OBS! Anbuds- og tilbudsdokumenter skal ikke åpnes av arkivtjenesten, se informasjon spesialrutiner. Sortering og arkivbegrensning Posten sorteres, og det skilles mellom arkivuverdig post (informasjonspost) og arkivverdig post (sakspost). Som arkivuverdig post regnes alt materiale som ikke blir gjenstand for saksbehandling. Dette skal ikke registreres/arkivlegges: aviser, tidsskrifter, reklame, offentlige publikasjoner, invitasjoner, generelle rundskriv, utskrifter /kopier fra andre organ, ekstra kopier og lignende. Slikt plasseres til gjennomsyn på egnet sted eller sendes til sirkulasjon. Som arkivverdig regner vi post som skal saksbehandles (saksdokument etter offentlighetsloven § 3) eller som inneholder vesentlig dokumentasjon. OBS! Bankgarantier skal journalføres og arkivlegges. Arkivverdig sakspost som ikke kan importeres direkte skal stemples og registres i brevjournal. Unntatt fra denne regel er:
- fakturaer til anvisning – i egen hylle
- fakturaer/regninger – i egen hylle
- timelister/reiseregninger til lønningskontoret
- sykemeldinger og egenmeldinger
- beskjedlapper
som legges direkte i de enkelte posthyller. |