Stempling og registrering i Elements

Stempling og registrering i brevjournal

Stempling

Arkivtjenesten er ansvarlig for stempling og registrering av all arkivverdig post og for at dokumentene blir knyttet til sak. Er dokumentet det første i en sak skal arkivet opprette saken.

Stempelet skal ha opplysninger om arkivskapers navn, journalføringsdato, dokumentnummer, saksnummer, arkivkode, saksbehandler og gradering.

Arkivuverdig materiale skal ikke stemples eller registreres.

Registrering i brevjournal

Elements skal benyttes til journalføring og saksbehandling. Dokumentopplysninger som skal registreres er:

1. journaldato
2. gradering (dersom unntak fra offentlighet er nødvendig)
3. administrativ enhet (virksomhet og saksbehandler)
4. dokumenttype
5. dokumentdato
6. arkivkode
7. innhold
8. avsender
9. eventuelt intern mottaker

Påføring av arkivkode skal gjøres av arkivtjenesten. I tvilstilfeller bør dette skje i samråd med saksbehandler.

Arkivtjenesten registrer de ulike sakene på avdelingsledernivå. Det er leders ansvar å fordele disse til rett saksbehandler innad i sin egen avdeling.

Post av overordnet karakter fra stat, fylkesmann, fylkeskommune, m.fl. (som før ble håndtert av rådmann og etatsjefer), skal registreres på strategisk ledelse i tillegg til aktuell leder. Denne posten fordeles slik på strategisk ledelse/virksomheter/støtteenheter:

• Skole og barnehage – Enhetsleder for oppvekst og virksomhetsledere
• Teknisk drift, Bygg og eiendom og plan og utvikling – Enhetsleder drift og utvikling
• Helse-, sosial-, pleie- og omsorg – Enhetsleder Helse og omsorg
• Økonomi, Lønn/Personal, Kundetorg, Kultur, IKT og Kantine – Økonomi – og stabssjef

Inngående post som kommer i mange eksemplarer (kopi til flere adressater), skal registreres med samme saks- og journalpostnummer.

Dokument unntatt offentlighet skal registreres i brevjournalen med henvising til lovhjemmel og korrekt tilgangskode. Arkivtjenesten skal komme med forslag til gradering og hjemmel for graderingen, men i tvilstilfelle skal det konfereres med strategisk ledelse om offentlighetsvurdering, og aktuell hjemmel for unntak fra offentlighet.

Post for saksbehandling, adressert til ordfører, skal til saksbehandler i originalutgave - ordføreren får kopi. Post adressert til rådmannen skal som hovedregel rådmannen ha i originalutgave. Skal denne posten saksbehandles av andre, skal saksbehandler ha originalutgaven. Rådmannen får kopi.

Brev om tilsyn, pålegg fra for eksempel arbeidstilsyn/fylkesmann/brannvesen mv. skal strategisk ledelse alltid ha kopi av.

Når alle journalopplysninger er kontrollert skal journalposten få dokumentstatus J (journalført av arkivet).