SkanningGenerelt om skanning Når posten er registrert skal dokumentene skannes. Framgangsmåte for bunkeskanning fra leverandøren skal følges. Post som ikke er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon skannes ikke. Søknader på stillinger Søknad og CV skannes, ikke øvrige dokumenter. Søknad om spillemidler (kultur) Søknaden og vedleggene registreres av arkivtjenesten i Elements. Dokumentene sendes til saksbehandler. Søknadsskjemaet med vedlegg skannes etter at ordføreren har stemplet og skrevet under søknaden. Søknad om kommunale midler Søknaden skannes, men ikke vedlegg hvis annet ikke er spesifisert. Søknader til næringsfondet skannes sammen med vedleggene. Anbud Selve anbudsdokumentet skannes, men ikke vedlegg hvis annet ikke er spesifisert. Kontroll Arkivtjenesten registrer den innkomne posten i arkivsystemet, og kontrollerer følgende:
- at alle mottatte dokument er skannet og arkivert
- at alle sider er kommet med i hvert dokument
- at skanningen er kvalitetsmessig god nok
- at opplysningene i skannet dokument samsvarer med opplysningene i journalen
Etter at kontrollen er gjennomført kan eventuelt annen ikke-arkivverdig post skannes. |