Fordeling, gjennomgang og saksbehandling

Fordeling, gjennomgang og saksbehandling

Fordeling og gjennomgang

Etter registrering, skanning og nødvendige kopier er tatt til kopiadressat, fordeles posten til avdelingsleder som fordeler sakene videre i sin avdeling.

Saksbehandler skal se om riktig offentlighetsvurdering er foretatt.

Originaldokumenter som er skannet, og som tilhører sentralarkivet, blir arkivert direkte. Andre originaldokumenter som hører til spesialarkiv, for eksempel personal-, delings- og byggesaksarkiv mv., fordeles direkte til saksbehandler etter skanning.

Saksbehandler får oversikt over alle nye journalposter/dokumenter i Elements.

Saksbehandling

All skriftlig saksbehandling skal utføres i kommunens sak-/arkivsystem, såfremt man har tilgang til dette. Det skal benyttes Karlsøy kommunes logo på utgående brev. Det er ikke lov å skrive brev i MS Word, og sende dette ut på kommunens vegne, uten journalføring og mulighet for kvalitetssikring. Dette er brudd på sentrale bestemmelser i arkivloven, forvaltningsloven og offentlighetsloven.

Ferdigstilte utgående brev skal ikke være åpne for redigering etter at de er sendt ut, selv om saken ikke er avsluttet. Dokumentene skal ferdigstilles fra saksbehandler med E før de sendes ut og F for politiske saker. Årsaken til dette er at det vanskeligjør periodiseringen dersom de ikke er det.

Det er saksbehandlers oppgave å avskrive inngående dokument eller henvendelse med riktig kode.

Bruk av e-post i saksbehandlingen

I Karlsøy kommune har alle saksbehandlere tilgang, og anledning, til å bruke e-post som hjelpemiddel i saksbehandlingen. Dette skjer under forutsetning av at reglene som er fastsatt i Retningslinjer for bruk av e-post, plassert under Lokalt regelverk i arkivplanen, samt sikkerhetsrutiner fastsatt av IKT-sjef, blir fulgt.

Sentralt i retningslinjene står kravet om at:

1. Alle arkivskapere skal ha et sentralt e-postmottak.
2. All e-post og eventuelle vedlegg som inngår i, eller har betydning for, saksbehandlingen skal registreres i brevjournalen og arkiveres som en del av saken. Dette gjøres ved å videre sende mail til postmottak@karlsoy.kommune.no
3. All dokumentasjon i en sak skal kunne underlegges kontroll. Alle saksbehandlere har derfor et selvstendig ansvar for å produsere fullverdig dokumentasjon som del av sin saksbehandling. Denne dokumentasjonen skal være åpen for offentlig innsyn og/eller partsinnsyn.
4. Ingen som opptrer på vegne av kommunen skal oversende, eller oppfordre til oversendelse, av sensitive personopplysninger uten at disse er kryptert

Postmottak@karlsoy.kommune.no

Alle e-poster i postmottaket åpnes av arkivtjenesten. Tjenesten er lagt til postmottak som en del av daglige gjøremål.

Den som åpner postmottaket følger retningslinjene for sentralt postmottak og sorterer på arkivverdig og arkivuverdig dokumenter. Se punktet for åpning, sortering og arkivbegrensning.

E-poster med tilbud om kurs, innkjøp etc. videresendes til virksomhet-/enhetsleder saken vedrører, evt. med kopi til andre som kan ha interesse for slik post. Det foretas en skjønnsmessig vurdering for hver enkelt e-post.

E-poster fra alle offentlige virksomheter skal journalføres av arkivet og behandles sammen med dagens post.

E-poster som vedrører saksbehandling skal journalføres av arkivet og behandles sammen med dagens post. Slike e-poster skal importeres via postmottak direkte inn i Elements.

Saker unntatt offentlighet

Saker unntatt offentlighet som skal til politisk behandling, blir lagt frem samlet som B-saker. Kopi til saksbehandler skal kun inneholde den saken vedkommende har forberedt, ikke komplett samling av B-saker til oppsatt møte.