Utlån fra dagligarkiv og bortsettingsarkivAnsvar for utlånet Utlån av saksdokumenter fra dagligarkiv og bortsettingsarkiv skal alltid gå gjennom arkivtjenesten/servicekontoret, som på forespørsel fra saksbehandler finner fram nødvendige dokumenter. Registrering Utlån fra dagligarkiv og bortsettingsarkiv skal alltid registreres på utlånskort, som plasseres på den utlånte mappens plass i det fysiske arkivet. På utlånskortet registreres navnet til låntaker, utlånsdato, saksnummer/løpenummer og innhold. Det lånes kun ut hele saksmapper, aldri enkeltdokumenter. Utlånstid Utlånstiden er normalt 4 uker. Dersom saksbehandlingstiden krever at utlånet blir forlenget må arkivtjenesten få melding om dette. Arkivtjenesten kontrollerer at utlånte mapper blir levert tilbake i rett tid. Saksbehandlers ansvar Utlånt materiale er saksbehandlerens ansvar til det er avskrevet. Låneren må se til at ingen dokumenter blir fjernet, at ordningen i mappa blir hold vedlike, og at nye dokumenter ikke blir lagt til. Avskrivning Når utlånt materiale blir returnert skal arkivtjenesten avskrive utlånet. Returdato påføres utlånskortet, utlånskortet fjernes og mappen settes tilbake på plass. Utlån av eldre og avsluttet arkiv Dersom saksbehandlingen krever tilgang til arkivdokumenter avlevert til arkivdepot kontaktes arkivleder. |