Saksavslutning, ekspedisjon og arkivlegging

Saksavslutning, ekspedisjon og arkivlegging

Utforming og registrering av utgående post

Brev, saksdokumenter, e-post og telefaks fra kommunen skal sendes som offentlig dokument, og inneholde logo, arkivkode, journalnummer og øvrige kjennetegn.

Standard brevmaler for Karlsøy kommune skal benyttes ved brevskriving.

Alle utgående brev og andre saksdokument som produseres, skal registreres i brevjournalen før de sendes ut.

Ved utgående brev skal saksbehandler vurdere om brevet er offentlig eller unntatt offentlighet. Brev unntatt offentlighet skal lovhjemmel framgå av registeringen. Kommunens dokumenter er offentlig så langt det ikke er gjort unntak i lov eller medhold av lov, jf. offentlighetslovens § 2. Det betyr at all inngående og utgående post er offentlige, hvis de ikke er merket unntatt offentlighet. Dokumenter som er unntatt fra offentlighet skal ikke sendes som e-post uten at de er kryptert.

Husk at utgående brev skal knyttes til inngående brev i samme sak, dersom dette er svar på et brev. Nye saker som oppstår internt opprettes og registreres av arkivtjenesten eventuelt enkelte saksbehandlere. Saksbehandler har ansvar for å registrere utgående brev og interne notat, utredninger og framlegg til vedtak samt avskrive inngående brev som er besvart.

Utgående brev skrives ut på kommunens brevpapir, og underskrives med blå penn slik at det framgår at brevet er en original. Brevet skal underskrives før det tas kopier til kopiadressater og arkiv.

Foreløpig svar

Den enkelte saksbehandler er ansvarlig for at det blir gitt foreløpig svar i forvaltningssaker.

Signatur

Leder av støtteenhet eller virksomhet har fullmakt til å underskrive alle brev innen eget ansvarsområde. Følgende unntak gjøres, hvor det forutsettes at brevet underskrives rådmannen:

1. Brev som profilerer kommunen utad, for eksempel strategiske beslutninger, uttalelser eller signaler fra kommunen.
2. Brev på vegne av flere enheter hvor det ikke uttrykkelig framgår hvem som opptrer på vegne av kommunen.

I tvilstilfeller drøfter saksbehandler dette med nærmeste overordnede.

Brev fra rådmannen skriver rådmannen, og leder for en enhet, under. Det skal framgå av brevet hvem som er saksbehandler. I rådmannens fravær underskrives brevet av etatsjef med stedfortrederfunksjon.

Underskriving av øvrige brev fra støtteenheter og virksomheter på rådhuset, avgjøres i den enkelte enhet.

Saksavslutning

Saksbehandler rydder saksmapper og dokumenter for binders, gule "post-It" lapper og plastlommer, før levering til arkivtjenesten.

En saksbehandler i hver enhet kontrollerer at de saksdokumentene som er produsert internt er korrekt registrert, og melder eventuelle feil til arkivet.

Brevkopier og andre dokumenter som skal til sentralarkivet legges i posthyllen til servicekontoret.

Saksbehandler skal før utsending sørge for kopi av utgående brev og interne notat til saksmappe.

Frankering

Hver enhet skal frankere sin utgående post før den blir lagt i røde postbokser på postrommet.

Arkivlegging

Arkivtjenesten registrerer at saken er avsluttet og dokumentene arkivlegges i saksarkiv eller spesialarkiv.

Ferdig behandlete saker, som ikke er til aktuell behandling, skal alltid ligge i arkivet.