Oppgavefordeling mellom arkivpersonale, saksbehandlere og ledere

Oppgavefordeling mellom arkivpersonale, saksbehandlere og ledere

Arkivtjenesten har ansvar for å:

• motta, åpne, sortere, stemple, registrere og skanne all inngående post
• opprette nye saker i forbindelse med registreringen
• kontrollere at saksbehandlernes registreringer er riktige
• kontrollere forfallslister og ta ut restanseliste 4 ganger i året
• kvalitetssikre arkivet og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringer samt fysisk arkiv
• betjene utlån fra arkivet
• arkivlegge ferdig behandlete saker

Saksbehandlerne har ansvar for å:

• sørge for at personlig adressert post, enten det er papirdokumenter, telefaks, e-post eller SMS, blir levert til arkivtjenesten for registrering i brevjournal dersom dette er til administrasjonen (sakspost)
• holde oversikt over hvilke saker de har til behandling ved hjelp av saksbehandlingssystemet
• se til at riktig offentlighetsvurdering er gjort
• sørge for at all dokumentproduksjon skjer i Elements
• gi beskjed om behov for forlenget lånetid for saksmapper utlånt fra arkivet
• registrere utgående brev, og avskrive inngående brev og henvendelser som er besvart/behandlet
• levere saksmapper tilbake til arkivet straks saksbehandlingen er avsluttet
• rense saksmapper og dokumenter for arkiv-uverdig materiale, binders, stifter og plastomslag før overlevering til arkivtjenesten

Avdelingslederne har ansvar for å:

• gjennomgå og fordele posten til rette saksbehandler, og gi tilbakemelding til arkivtjenesten om fordelingen
• gjennomføre offentlighetsvurdering
• sørge for at restanselister følges opp
• bidra til at kravene til dokumentasjon av saksbehandlingen blir ivaretatt