|
I utgangspunktet er alle inn- og utgåande dokument og alle sakspapir offentlege. Vi skal ikkje leite etter ein grunn for å unnta dokumentet. 1.1 Generelt: Sakstittel/dokumenttittel skal vere synleg. Sakstittelen skal gje informasjon om kva saka gjeld, dokumenttittelen skal gje informasjon om innhaldet i dokumentet. Men innhaldet i dokumentet og avsendar / mottakar er ikkje nødvendigvis offentleg. Vi regulerer tilgangen på informasjon i sak- og dokumenttittel - også linje 2, avsendar/mottakar og klassering ved bruk av tilgangskodane UO (ikkje offentleg), B (barn), P (personalsak), I (internt skjerma) og XX (midlertidig skjerma for offentleg innsyn). I tillegg avskjermingskodane 1 (skjerming av dokument og filer), 2 (skjerming som kode 1 + tittel linje 2), 3 (skjerming som kode 2 + klassering og avsendar/mottakar). All gradering må heimlast i lov. Dokumenttittelen skriv vi ordrett (også bokmål - for å gjere det lett søkbart). Berre hvis dokumenttittel inneheld teiepliktbelagde opplysningar, endrar vi den. 1.2 Søknader om permisjon – heimel ved gradering er § 23.1: Skriv i sakstittelen kva slag permisjon det er snakk om, eller kva søknaden gjeld. Skriv namnet på søkjare på linje 2 både i saksfeltet og dokumentfeltet. Grader saka med UO2 og dokumentet med UO3. 1.3 Stillingsutlysingar/tilsettingssaker - heimel ved gradering er § 25.1:
- Utlysingsteksten - ingen gradering.
- Inngåande søknader - gradering UO3
- Utvida søkjarliste – gradering UO1
- Enkel søkjarliste som inneheld
namn, alder, stilling og bustad - ingen gradering.
- Sakspapiret - gradering UO1.
- Tilsetjingsbrevet - ingen gradering.
- Den underskrivne tilsetjingskontrakta – ingen gradering (fødselsdato, personnr og lønn er ikkje teiepliktbelagde opplysningar, men skal ikkje publiseras på internett. Arkivkode 4 blir ikkje drumma ut). Kopi til Eva av alle tilsettingskontrakter, kopi til Elisabeth for skule og barnehage, kopi til Grete for helse og pleie/omsorg. Tilsettingskontrakta skal journalførast både på tilsettingssaka og i personalmappa.
1.4 Personalmapper – heimel ved gradering er § 23.1: Innhald: Søknad, vitnemål og attestar, tilsettingssak, tilsettingsbrev, underteikna tilsettingskontrakt, notat om at evt helseattest og politiattest er lest og makulert, teiepliktskjema, vitnemål på vidareutdanning og kursbevis med kopi til personalansvarleg for den tilsette, protokoll for særskilde forhandlingar, oppseiing, tenestebevis og sluttattest. Arkivsaka: Namn "Personalmappe " linje 1, Namn på linje 2 (førenamn, etternamn, mellomnamn - utan komma). Arkivdel "PERS". Klassering: Ordningsprinsipp "FNR" og ordningsverdi "Personnummer". Gradering P3, lovheimel § 23.1. Dokumentet: Gradering P3, lovheimel § 23.1. 1.5 Oppseiing - heimel ved gradering er § 23.1: Journalførast i Personalmappa - ikkje på eiga arkivsak. Ingen gradering. Berre dersom oppseiingsbrevet inneheld ”interne” opplysningar som kan ”gå ut over” avsendar eller andre, må dokumentet graderast UO1. Men kven som seier opp frå kva for ei stilling er offentleg informasjon. Journalposten skal kopierast over på arkivsak «Dokument på innsyn» for å publisere på internett. 1.6 Søknader på barnehageplass - heimel ved gradering er § 13.1: Arkivsaka: Sakstype BHS, Sakstittel "Søknad om barnehageplass" på linje 1, barnet sitt namn på linje 2. Saksansvarleg er styrar i barnehagen, ordningsprinsipp FNR og ordningsverdi heile fødselsnummeret, gradering B3. Dokumentet: Gradering B3. I utgangspunktet er ikkje opplysningane her teiepliktbelagde, men vi skal ikkje publisere fødselsdato og personnummer. 1.7 Søknader til kulturskule og SFO - heimel ved gradering er § 13.1: Gradering B3 1.8 Avtaler - heimel ved gradering er § 23.1: Alle avtaler / kontrakter kommunen er involvert i skal journalførast på arkivsak, og på arkivsak ”Avtaler” for kvart år. Underteikna originaldokumentet skal arkiverast på avtaleperm. 1.9 Søknader om refusjon for utgifter ved sjukdomsavløysing - heimel ved gradering er § 13.1: Sakstittel: Søknad om refusjon for avløysing ved sjukdom 20??. Namn på linje 2 (førenamn + etternamn). Gradering UO2. I-dokumentet gradering UO3, U-dokumentet til fylkesmannen gradering UO2. 1.10 Søknader og meldingar med vedlegg Sjølve søknaden skannast som hovuddokument. Vedlegga skannast eit og eit. Eks byggesøknader / meldingar der vedlegga er nummererte og lista opp på framsida av søknads / meldingsskjemaet. Vedlegg til sakspapir og evt andre dokument kan Importerast eller Filtilknyttast. 1.11 Skrivereglar: Journalføring til arkivdel GBNR Arkivsaktittel: Gnr/bnr - namn - kva saka gjeld Arkivdel: GBNR Klassering: GBNR …. Søknad om barnehageplass og Personalmappe: Begge er laga malsak på. Namn på barn/tilsett på linje 2. Klassering er fødselsnummer. Arkivdel er PERS Tilskot til avløysing ved sjukdom/svangerskap: Det er laga malsak. Namn på søkjar på linje 2. Klassering fødselsnummer. |