|
DRUM tek med dokument med journaldato dagen før. Postjournal skal skrivast ut - velg gårsdagens dato - og DRUM skal køyrast om morgonen (ca kl. 9). Måndag morgon postjournal fom fredag tom søndag. (For Drum-køyring og Postjournal: sjå eigne rutiner – ”DRUM – utlegging av dokument på Innsyn” og ”Postjournal”) Sikringsrutiner: Postlista skal sjekkast nøye og evt. feil skal rettast (manglande/unødvendig gradering m.m.) – køyr DRUM – einkvan sjekkar Innsyn (opne kvart dokument) – rett opp evt feil som blir oppdaga her og køyr evt ny DRUM. To kvitterer på postlista at kontrollane er gjennomført.
(Når ein rettar opp feil i Acos Websak, må ein hugse å evt skanne det på nytt slik at ein får rette opplysningar på det elektroniske dokumentet. Det same gjeld når ein flytter eit dokument frå ei arkivsak til ei anna.) Frå 2010 skriv vi ikkje arkivinformasjon på dokumentet, bortsett frå UO med heimel. Dette reduserer behovet for å skanne dokument på nytt.
Etter kvart kjem fleire dokument inn elektronisk via epost/Best. Då blir det heller ikkje påført UO med heimel. Dersom ein er i tvil om gradering, er det rådmannen som avgjer evt gradering. Er rådmannen ikkje tilgjengeleg, kan ein ”overgradere” inntil vidare, til ein får snakka med rådmannen. Kva kjem på nett? Alle dokument, både brev og saker, som er Journalført, kjem på Innsyn ved DRUM-køyring dagen etter Jdato. Unntak er Kkode 4, X og N-notat og klassering med FNR. Set difor ikkje jstatus F på eit dokument før du er sikker på at det er ferdig. Journalpostar med status F og E blir Journalført kvar morgon IP-funksjonen i Websak / Sladding av bankkontonummer og personnummer m.m. i elles uskjerma dokument. Eks saldokort. Sladding gjer ein i Adobe Acrobat DC. Sjå eiga rutine - offentleg variant og sladding. IP-funksjonen (ikkje publiser) kan brukast unntaksvis, og må vurderast i kvart enkelt høve. Funksjonen finn du: Kategori i Dokument-bildet - IP Fjerning av dokument frå arkivsak. Høgreklikk journalposten – Organiser - Feilregistrer |