|
I forskrift om offentlege arkiv §§ 4.1 – 4.9 – Oppbevaring og sikring av offentlege arkiver. Bortsettingsarkivet i Gran kommune står plassert i egen arkivrom i kjeller:
- arkivrommet har to utganger
- brannsikre dører
- arkivlokalene har betongvegger
- det er montert to branndetektorer inne i arkivrommet
- det er ikke montert egen tyverialarm inn til arkivlokalet
- det er ikke vinduer i arkivlokalet
- det går et vannrør igjennom arkivlokale som ikke er sikret med vannrenne
- det er branntette vannrør
Nøkkel til arkivet i kjelleren:
- Det er kun arkivpersonalet ved dokumentsenteret som har tilgang til bortsettingsarkivet.
Utlån av saker fra arkivet: Saksbehandlere Arkivsaker fra bortsettingsarkivet må bestilles hos Dokumentsenteret, som henter ut ønsket materiale. Det er kun arkivpersonale som har tilgang til arkivet. Publikum Innsyn fra publikum, presse, historikere eller parter i sak skal helst ordnes ved kopi av aktuelle dokumenter framfor utlån. Ved behov for lesing av saker, skal dette fortrinnsvis skje under tilsyn og avtale med dokumentsenteret. Arkivmedarbeider
- Skriv dato for uthenting og hvilken saksbehandler som skal ha saken på et lånekort og legg på riktig sted i arkivboksen.
- Ta alltid ut hele saken, ikke plukk dokumenter.
- Lever til saksbehandler.
- Retur av utlånte saksmapper legges tilbake i arkivboks, og lånekort fjernes og kvitteres på.
Saksbehandler Legg dokumentene tilbake i riktig rekkefølge og fjern aldri noe fra arkivsakene (Se fullstendig journal som ligger først i saken). Ikke sett merker med penn eller blyant eller lag bretter. Historisk arkiv Fra 1837 til 1963 hos Randsfjordmuseene AS (avd. Hadeland folkemuseum). Søknadsskjema finnes på Gran kommunes hjemmeside – søknad om tillatelse til innsyn i historisk arkiv skal sendes dokumentsenteret. Etter 1963 hos IKA Opplandene (Fylkesarkivet i Oppland) - innsyn i dette arkivet skal sendes dokumentsenteret som vil videresende forespørselen til arkivdepot. Tilsyn og renhold
- Arkivet har tilsyn i sine arkivlokaler ukentlig.
- Renhold av arkivlokalene skjer to ganger i året.
|