Gerica

Krav til arkiv

Kommunen har som offentleg organ etter § 6 i arkivlova plikt til å ha arkiv. Arkiva skal vere ordna og innretta slik at dei er tilgjengelege som informasjonskjelder for samtid og ettertid.

Forskrift om offentlege arkiv (arkivforskrifta) inneheld detaljerte føresegner om arkivarbeid og arkivbevaring i kommunen. Administrasjonssjefen har det overordna administrative ansvaret for kommunen sine arkiv (jf Arkivforskrifta §1-1). Arkivleiar har det overordna ansvaret for organisering av arkivtenesta og utarbeidar verksemdplan. Arkivleiar har ansvaret for det daglege arbeidet ved arkivet. Arkivleiar skal hjelpe einingane i organisasjonen med det daglege arkivarbeidet som vert gjort der.

Arkiva i Vanylven

Det er her vert å merke seg at fagsystema ikkje er godkjende som arkivsystem, men at dei dannar eit arkiv som er viktig å ta vare på. Det er kun eit elektronisk system som er godkjent som fullelektronisk arkivsystem i Vanylven kommune og det er ePhorte.

Alle arkiv som vert starta i vår organisasjon har ein eigar og det er Vanylven kommune, dei som startar ein arkivserie må sette seg inn i og forhalde seg til arkivplanen.

Arkivet skal i alle høve der det er snakk om å kjøpe nye sakshandsamingssystem takast med i forprosjektet. 

Post- og arkivhandsaming

Det overordna målet er å få ei kontrollert handsaming av posten slik at ein heile tida har oversikt over Vanylven kommune sin fullstendige dokumentproduksjon. Dette oversynet skal omfatte både arkiverte dokument og dokument som midlertidig er oppbevart utanfor arkivet.

Desse retningslinene er i tråd med forskriftene til arkivloven kapittel III.

Det er dei daglege rutinane for post- og arkivhandsaming som legg det fyrste, viktige grunnlaget for at Gerica skal kunne stette krava om dokumentasjon og informasjon i lovverket og for ålmenta.

Handsaming av post til fagsystemet Gerica

All post som kjem til sentralt postmottak som er stila til helse- og omsorg skal fordelast uopna til posthyllene. Det er systembrukar for Gerica som har ansvar for å arkivere posten i fagsystemet.

Inngåande post

Post skal sendast Vanylven kommune, Rådhuset, 6143 Fiskå. Personale ved servicetorget opnar all post. Arkivverdig post skal journalførast i ePhorte og arkivuverdig post vert fordelt til rette vedkomande. Brev med personleg namn først skal leverast direkte til vedkomande. Vedkomande

pliktar å levere dokumentet til journalføring dersom det er arkivverdig. Arkivverdig e-post skal enten eksporterast in i ePhorte av sakshandsamar eller sendast postmottak for same prosedyre.

Dersom det vert vurdert som viktig at dokumentet vert skanna inn i gerica er det systembrukar eller superbrukar gerica som gjer dette. Dokumentet vert då knytt til vedteken postjournalkode i gerica.

Utgåande post

All arkivverdig utgåande post skal skrivast i ePhorte. Kopi av brevet skal leggast i aktuelt arkiv (gjeld arkivdelane som ikkje er fullelektroniske).

Vedtak i Gerica vert skrive ut, signert og kopi vert lagt i fysisk pasientarkiv Gerica. Arkivering i korrekt mappe skjer av merkantilt personell sektor for velferd.

Arkivverdig post

Definisjon: inngåande/utgåande post som er gjenstand for sakshandsaming eller

dokumentasjon for samtid og ettertid.

Innhald i mappe

Alt som ikkje er på EPJ

Søknad med vedlegg

All dokumentasjon som er grunnlag for vedtak

Vedtak

Ikkje arkivverdig post

Invitasjonar, kurs, konferansar, tidsskrift, rundskriv, møteinnkallingar, reklame,

Handsaming av klagesaker

Vert handsama i ePhorte, kopi av dokumentasjonen skal leggast i pasientjournal (Gerica).

Følgjande dokumentasjon skal ligge i ePhorte:

• Klage frå brukar/pårørande
• Administrativ handsaming av klage
• Oversending av klage til Fylkesmannen
• Svar frå Fylkesmannen

Postliste

er eit fortløpande register over inn- og utgåande brev. Arkivforskrifta fastset at journalen skal innehalde journalføringsdato, saks- og dokumentnummer, namnet på saksbehandlar, avsendar/mottakar, opplysningar om sak, dokumentdato  og det skal kome fram om den er unnateke offentleg innsyn.

Postjournal kan førast i bok, registrerast i eit teksthandsamingsverkty eller takast ut som ein rapport frå arkiv- eller fagsystemet.

I Gerica skal postliste skrivast ut månadsvis og kontorinnbindast årleg.

Arkivserie-oversyn