HsPro

Krav til arkiv

Kommunen har som offentleg organ etter § 6 i arkivlova   plikt til å ha arkiv. Arkiva skal vere ordna og innretta slik at dei er   tilgjengelege som informasjonskjelder for samtid og ettertid.

Forskrift om offentlege   arkiv (arkivforskrifta) inneheld detaljerte føresegner om arkivarbeid og   arkivbevaring i kommunen. Administrasjonssjefen har det overordna   administrative ansvaret for kommunen sine arkiv (jf Arkivforskrifta §1-1).   Arkivleiar har det overordna ansvaret for organisering av arkivtenesta og   utarbeidar verksemdplan. Arkivleiar har ansvaret for det daglege arbeidet ved   arkivet. Arkivleiar skal hjelpe einingane i organisasjonen med det daglege   arkivarbeidet som vert gjort der.

Arkiva i Vanylven

Det er her vert å merke seg   at fagsystema ikkje er godkjende som arkivsystem,   men at dei dannar eit arkiv som er viktig å ta vare på. Det er kun eit   elektronisk system som er godkjent som fullelektronisk arkivsystem i Vanylven   kommune og det er ePhorte.

Alle arkiv som vert starta   i vår organisasjon har ein eigar og det er Vanylven kommune, dei som startar   ein arkivserie må sette seg inn i og forhalde seg til arkivplanen.

Arkivet skal i alle høve   der det er snakk om å kjøpe nye sakshandsamingssystem takast med i   forprosjektet. 

Post- og arkivhandsaming

Det overordna målet er å få   ei kontrollert handsaming av posten slik at ein heile tida har oversikt over   Vanylven kommune sin fullstendige dokumentproduksjon. Dette oversynet skal   omfatte både arkiverte dokument og dokument som midlertidig er oppbevart   utanfor arkivet.

Desse retningslinene er i   tråd med forskriftene til arkivloven kapittel III.

Det er dei daglege rutinane   for post- og arkivhandsaming som legg det fyrste, viktige grunnlaget for at   HsPro skal kunne stette krava om dokumentasjon og informasjon i lovverket og   for ålmenta.

Handsaming av post til fagsystemet HsPro

All post som kjem til sentralt   postmottak som er stila til helsestasjon skal sendast uopna i posthylla til   legekontoret og helsestasjonen. Det er ansvarleg helsesøster, jordmor og lege   som har ansvar for å arkivere posten i fagsystemet. Det vert oppretta journal  i HsPro på alle som er brukarar av helsestasjonen. Papirjournalar   som helsestasjonen mottek frå andre kommunar vert arkivert i   låsbart arkiv  i tillegg til oppretting av elektronisk journal.

Inngåande   og utgåande post

Post skal sendast   Vanylven kommune, Helsestasjonen, Rådhuset, 6143 Fiskå. Brev med personleg   namn først skal leverast direkte til vedkomande. 

•   Alle brev som vert motteke og sendt frå helsestasjonen   vert registert i barnet sin journal.
•   Helsestasjonslege, jordmor eller helsesøster som   sender eller mottek brev pr. post, må legge kopi av dette for   innskanning i journal eller skrive brev direkte i brukar sin journal og   signere.
•   All korrespondanse vert loggført og kan finnast   att under «Rapporter» i HsPro.

Arkivverdig post

Definisjon:   inngåande/utgåande post som er gjenstand for sakshandsaming   eller dokumentasjon for samtid og ettertid.

Nyfødde og   nye brukarar

•   Helsestasjonen mottek fødselsrapport frå sjukehuset barnet er   født på
•   Helsestasjonen mottek melding om ny brukar
•   Helsestasjonen opprettar elektronisk journal i HsPro på   barnet/brukaren
•   Alle epikriser, brev etc. som gjeld barnet/brukar vert behandla   og signert av ansvarleg helsesøster.
•   Epikriser, brev etc. som vert tilsendt pr. post vert scanna inn   i journal, registrert som «brev inn» og signert.
•   Epikriser, brev etc. som kjem pr. post vert makulert etter   innscanning i journal
•   Epikriser, brev etc. som kjem elektronisk vert behandla direkte   i journal og signert.

Ikkje arkivverdig post

Invitasjonar,   kurs, konferansar, tidsskrift, rundskriv, møteinnkallingar, reklame

Handsaming av klagesaker

Klagesaker skal   handsamast i ePhorte.

Postliste

er eit   fortløpande register over inn- og utgåande brev. Arkivforskrifta fastset at   journalen skal innehalde journalføringsdato, saks- og dokumentnummer, namnet   på saksbehandlar, avsendar/mottakar, opplysningar om sak, dokumentdato    og det skal kome fram om den er unnateke offentleg innsyn.
  Postjournal kan førast i bok, registrerast i eit teksthandsamingsverkty eller   takast ut som ein rapport frå arkiv- eller fagsystemet.

Det kan takast ut   postliste frå HsPro, korrespondansen vert loggført og kan takast ut som ein   rapport (under «Rapporter»

Avvik

Avvik skal meldast på   avviksskjema. Skjema skal umiddelbart leverast til næraste leiar. Tiltak for   lukking av avvik skal gjennomførast i den eininga avviket har skjedd. Dersom   avvik ikkje kan lukkast i eininga, skal avviket meldast til kommunalsjef

Arkivserie-oversyn