Visma barnehage

Krav til arkiv

Kommunen har som offentleg organ etter § 6 i arkivlova plikt til å ha arkiv. Arkiva skal vere ordna og innretta slik at dei er tilgjengelege som informasjonskjelder for samtid og ettertid.

Forskrift om offentlege arkiv (arkivforskrifta) inneheld detaljerte føresegner om arkivarbeid og arkivbevaring i kommunen. Administrasjonssjefen har det overordna administrative ansvaret for kommunen sine arkiv (jf Arkivforskrifta §1-1). Arkivleiar har det overordna ansvaret for organisering av arkivtenesta og utarbeidar verksemdplan. Arkivleiar har ansvaret for det daglege arbeidet ved arkivet. Arkivleiar skal hjelpe einingane i organisasjonen med det daglege arkivarbeidet som vert gjort der.

Arkiva i Vanylven

Det er her vert å merke seg at fagsystema ikkje er godkjende som arkivsystem, men at dei dannar eit arkiv som er viktig å ta vare på. Det er kun eit elektronisk system som er godkjent som fullelektronisk arkivsystem i Vanylven kommune og det er ePhorte.

Alle arkiv som vert starta i vår organisasjon har ein eigar og det er Vanylven kommune, dei som startar ein arkivserie må sette seg inn i og forhalde seg til arkivplanen.

Arkivet skal i alle høve der det er snakk om å kjøpe nye sakshandsamingssystem takast med i forprosjektet. 

Post- og arkivhandsaming

Det overordna målet er å få ei kontrollert handsaming av posten slik at ein heile tida har oversikt over Vanylven kommune sin fullstendige dokumentproduksjon. Dette oversynet skal omfatte både arkiverte dokument og dokument som midlertidig er oppbevart utanfor arkivet.

Desse retningslinene er i tråd med forskriftene til arkivloven kapittel III.

Det er dei daglege rutinane for post- og arkivhandsaming som legg det fyrste, viktige grunnlaget for at Visma barnehage skal kunne stette krava om dokumentasjon og informasjon i lovverket og for ålmenta.

Handsaming av post til fagsystemet Visma barnehage

Inngåande post

Post skal sendast til Vanylven kommune, Rådhuset, 6143 Fiskå.

Personale ved servicetorget opnar all post. Arkivverdig post skal journalførast i

ePhorte og arkivuverdig post vert fordelt til rette vedkomande.

Brev med personleg namn først skal leverast direkte til vedkomande. Vedkomande

pliktar å levere dokumentet til journalføring dersom det er arkivverdig.

Arkivverdig e-post skal enten eksporterast in i ePhorte av sakshandsamar eller sendast postmottak for same prosedyre.

Inngåande post

All arkivverdig utgåande post skal skrivast i ePhorte. Kopi av brevet skal leggast i aktuelt arkiv (gjeld arkivdelane som ikkje er fullelektroniske).

System Visma

Inngåande post vert oppbevart på papir og levert til arkiv ved årsslutt. Gjeld svar på tilbod om barnehageplass.

Utgåande post

All arkivverdig utgåande post skal skrivast i ePhorte. Kopi av brevet skal leggast i aktuelt arkiv (gjeld arkivdelane som ikkje er fullelektroniske).

System for Visma

Utgåande post er ikkje arkivert, men ligg i Visma. Det er tilbodsbrev om barnehageplass.

Arkivverdig post

Definisjon: inngåande/utgåande post som er gjenstand for sakshandsaming eller

dokumentasjon for samtid og ettertid.

All dokumentasjon frå enkeltpersonar vert registrert i ePhorte. Sakshandsama og arkivert i elektronisk mappe som høyrer til saka.  Alle journalpost knytt til person vert registrert i «Barnehagemappe», anna journalpost i sak (t.d. Søknad om redusert betaling for barnehageplass per barnehageår)

Innhald i mappe

I Visma er personmapper/familiemapper registrert med personnummer.

Ikkje arkivverdig post

Invitasjonar, kurs, konferansar, tidsskrift, rundskriv, møteinnkallingar, reklame,

Handsaming av klagesaker

Det vert gitt skriftleg orientering om høve til å klage

Postliste

Lister over korrespondanse kan takast ut etter behov.

Arkivserie-oversyn