Sofie

Krav til arkiv

Kommunen har som offentleg organ etter § 6 i arkivlova plikt til å ha arkiv. Arkiva skal vere ordna og innretta slik at dei er tilgjengelege som informasjonskjelder for samtid og ettertid.

Forskrift om offentlege arkiv (arkivforskrifta) inneheld detaljerte føresegner om arkivarbeid og arkivbevaring i kommunen. Administrasjonssjefen har det overordna administrative ansvaret for kommunen sine arkiv (jf Arkivforskrifta §1-1). Arkivleiar har det overordna ansvaret for organisering av arkivtenesta og utarbeidar verksemdplan. Arkivleiar har ansvaret for det daglege arbeidet ved arkivet. Arkivleiar skal hjelpe einingane i organisasjonen med det daglege arkivarbeidet som vert gjort der.

Arkiva i Vanylven

Det er her vert å merke seg at fagsystema ikkje er godkjende som arkivsystem, men at dei dannar eit arkiv som er viktig å ta vare på. Det er kun eit elektronisk system som er godkjent som fullelektronisk arkivsystem i Vanylven kommune og det er ePhorte.

Alle arkiv som vert starta i vår organisasjon har ein eigar og det er Vanylven kommune, dei som startar ein arkivserie må sette seg inn i og forhalde seg til arkivplanen.

Arkivet skal i alle høve der det er snakk om å kjøpe nye sakshandsamingssystem takast med i forprosjektet. 

Post- og arkivhandsaming

Det overordna målet er å få ei kontrollert handsaming av posten slik at ein heile tida har oversikt over Vanylven kommune sin fullstendige dokumentproduksjon. Dette oversynet skal omfatte både arkiverte dokument og dokument som midlertidig er oppbevart utanfor arkivet.

Desse retningslinene er i tråd med forskriftene til arkivloven kapittel III.

Det er dei daglege rutinane for post- og arkivhandsaming som legg det fyrste, viktige grunnlaget for at Sofie skal kunne stette krava om dokumentasjon og informasjon i lovverket og for ålmenta. Sofie er eit skatteregnskapssystem frå Skatteetaten.

Handsaming av post til fagsystemet Sofie