|
Krav til arkiv Kommunen har som offentleg organ etter § 6 i arkivlova plikt til å ha arkiv. Arkiva skal vere ordna og innretta slik at dei er tilgjengelege som informasjonskjelder for samtid og ettertid. Forskrift om offentlege arkiv (arkivforskrifta) inneheld detaljerte føresegner om arkivarbeid og arkivbevaring i kommunen. Administrasjonssjefen har det overordna administrative ansvaret for kommunen sine arkiv (jf Arkivforskrifta §1-1). Arkivleiar har det overordna ansvaret for organisering av arkivtenesta og utarbeidar verksemdplan. Arkivleiar har ansvaret for det daglege arbeidet ved arkivet. Arkivleiar skal hjelpe einingane i organisasjonen med det daglege arkivarbeidet som vert gjort der. Arkiva i Vanylven Det er her vert å merke seg at fagsystema ikkje er godkjende som arkivsystem, men at dei dannar eit arkiv som er viktig å ta vare på. Det er kun eit elektronisk system som er godkjent som fullelektronisk arkivsystem i Vanylven kommune og det er ePhorte. Alle arkiv som vert starta i vår organisasjon har ein eigar og det er Vanylven kommune, dei som startar ein arkivserie må sette seg inn i og forhalde seg til arkivplanen. Arkivet skal i alle høve der det er snakk om å kjøpe nye sakshandsamingssystem takast med i forprosjektet. Post- og arkivhandsaming Det overordna målet er å få ei kontrollert handsaming av posten slik at ein heile tida har oversikt over Vanylven kommune sin fullstendige dokumentproduksjon. Dette oversynet skal omfatte både arkiverte dokument og dokument som midlertidig er oppbevart utanfor arkivet. Desse retningslinene er i tråd med forskriftene til arkivloven kapittel III. Det er dei daglege rutinane for post- og arkivhandsaming som legg det fyrste, viktige grunnlaget for at Matrikkelen skal kunne stette krava om dokumentasjon og informasjon i lovverket og for ålmenta. Handsaming av post til fagsystemet Matrikkelen Inngåande post Post skal sendast Vanylven kommune, Rådhuset, 6143 Fiskå. Personale ved servicetorget opnar all post. Arkivverdig post skal journalførast i ePhorte og arkivuverdig post vert fordelt til rette vedkomande. Brev med personleg namn først skal leverast direkte til vedkomande. Vedkomande pliktar å levere dokumentet til journalføring dersom det er arkivverdig. Arkivverdig e-post skal enten eksporterast in i ePhorte av sakshandsamar eller sendast postmottak for same prosedyre. Utgåande post All arkivverdig utgåande post skal skrivast i ePhorte. Kopi av brevet skal leggast i aktuelt arkiv (gjeld arkivdelane som ikkje er fullelektroniske). System for Matrikkelen Eigedomsregister. Opplysningar om fast eigedom ligg her; grunneigedom, bygningar og adresser. Kommunen er ansvarleg matrikkelførar.
Produksjon av matrikkelbrev vert gjort herifrå, det skildrar det som er registrert på gnr./bnr. (ev. snr. og festenr.) pr. dags dato.
Melding om tinglysing vert også laga her. Desse vert lagra i ePhorte. Sakshandsaminga vert dokumentert. Arkivverdig post Definisjon: inngåande/utgåande post som er gjenstand for sakshandsaming eller dokumentasjon for samtid og ettertid. Dokumentasjon frå Matrikkelen vert arkivert manuelt i papirform på Gnr/bnr arkivet. Innhald i mappe Mappene blir arkivert på gards- og bruksnummer og har følgjande innhald: Alt som har med eigedommen å gjer som kommunen har handsama i Matrikkelen (gule mapper med blå fane) Ikkje arkivverdig post Invitasjonar, kurs, konferansar, tidsskrift, rundskriv, møteinnkallingar, reklame, Handsaming av klagesaker Klagefrist på tre veker etter matrikkellova og forvaltningsloven. Klaga vert handsama i ePhorte. Postliste I ePhorte |