|
Eldre arkiv som ikke lenger er i bruk og arkiv etter organ som er nedlagt plikter etter Forskrift om offentlig arkiv § 18 å avlevere til arkivdepot. Kommuner skal opprette egne ordninger for arkivdepot, eller overføre depotoppgaver til en interkommunal depotordning. Forskrift om offentlig arkiv § 18 sier følgende om avleveringsplikt og depot: "Offentlege organ skal avlevere eldre og avslutta arkiv til arkivdepot. Riksarkivaren gir forskrift om når avlevering skal skje. For elektronisk arkivmateriale og arkivmateriale på andre optiske og magnetiske lagringsmedium som film, lydband, video m.m. kan Riksarkivaren gi forskrift om eller fastsetje i særskilde vedtak at det skal deponerast kopiar i arkivdepot på eit tidlegare tidspunkt. Kommunar og fylkeskommunar kan treffe vedtak om lengre avleveringsfristar av administrative omsyn eller kortare fristar av bevaringsomsyn. Dette må ikkje gå ut over tryggleiken til arkivmaterialet. Kommunar og fylkeskommunar skal ha ordningar for arkivdepot for arkiva sine. I arkivdepotet skal arkiva bevarast for ettertida og gjerast tilgjengelege for bruk. Arkivdepotet skal føre register over arkiva og tilvekst, og halde oversyn og kontroll med arkivbestanden." (jfr. Arkivloven § 6.) Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser § 6-2 1. ledd sier følgende om tidspunkt for avlevering: "Eldre og avslutta arkiv skal avleveres til arkivdepot når de er om lag 25 til 30 år gamle. Riksarkivaren kan fastsette lengre eller kortere avleveringsfrister for statlig arkivmateriale jf. arkivforskriften § 18 første ledd. Kommuner og fylkeskommuner kan treffe vedtak om lengre avleveringsfrister i henhold til arkivforskriften § 18 andre ledd." Nord-Odal kommune er medlem i IKA Opplandene, og har deponert sine eldre og avsluttede arkiver der. |