3.1.1. Postmottak, åpning, sortering og arkivbegrensning av inngående post

Postmottak

Aust-Agder fylkeskommune har et desentralisert postmottak og et desentralisert e-postmottak.

Posten til enheten Fylkesrådmannen:
Inngående

leveres fra Postverket innen kl.10.00 hver dag. Posten til enheten Fylkesrådmannen leveres til Sentralarkivet, som er ansvarlig for
postbehandling av all post.

(e-post som kommer til AAFK Postmottak i Outlook) skal behandles som vanlig post.
Når saksbehandlere mottar e-post direkte, plikter saksbehandleren å vurdere om det er arkivverdig post som må journalføres. Hvis ikke saksbehandleren selv kan journalføre den videresendes den til arkivtjenesten for registrering.

Posten til resten av desentraliserte enheter (alle videregående skoler, tannhelse, biblioteket):
Inngående

leveres fra Postverket direkte til arkivtjenesten i de enkelte enheter hvor arkivansvarlige sørger for postbehandling, åpning, skanning og journalføring, kontroll av postlister.

skal behandles som vanlig post. Når saksbehandlere mottar e-post direkte, plikter saksbehandleren å vurdere om det er arkivverdig post som må journalføres. Hvis ikke saksbehandleren selv kan journalføre den videresendes den til arkivtjenesten for registrering.

Åpning, sortering og arkivbegrensning av inngående post

Posten skal åpnes av arkivtjenesten (videregående skoler) /sentralarkivet (Fylkesrådmannen), jfr. § 3-1.
Etter at posten er åpnet, skal posten deles i ikke arkivverdig post (informasjonspost) og arkivverdig post (sakspost)

Som arkivverdig post stilles følgende krav:
Det må regnes som saksdokument for organet etter offentlighetsloven §§ 2 og 3, det må være gjenstand for saksbehandling, og det må ha verdi som dokumentasjon. Tilfredsstilles disse kravene, blir det regnet som sakspost og går til journalføring og skanning.

Som arkivuverdig post regner vi:
Trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, utskrifter/kopier fra andre organer og annet mangfoldiggjort materiale, så lenge de ikke tilfredsstiller kravene som til arkivverdig post.

Informasjonsposten er ikke arkivverdig materiale og skal derfor ikke arkiveres. Informasjonspost skal etter eventuell sirkulasjon plasseres i ringpermer eller kassetter på kontoret.

Regninger, fakturaer, lønnsvedlegg og rutinemessig korrespondanse om regnskap skal gå direkte til rette vedkommende uten journalføring.

Anbudsdokumenter åpnes ikke. Det gis beskjed til arkivtjenesten når
anbudsdokumenter er ventet inn og frist for åpning av anbudsrunden.

Følgende post legges direkte i posthylle:
Skatteoppkreveren, direkte i posthylle økonomiavd
Brev bbs, direkte i posthylle økonomiavd
Søknad ledige stillinger, direkte til gjeldende virksomhet
Kursinnbydelser, direkte gjeldende virksomhet
Tidsskrifter, direkte til adressat
Etter sortering skal den arkivverdige posten fordeles på saksbehandler.

Registrering i fagsystemer
Klientpost/elevpost/personal legges uåpnet, hvis mulig, til gjeldende virksomhet. Må brev åpnes, stiftes det igjen før det legges i hylle.
Denne type post journalfører virksomheten selv.

Scannerprosessen
Resterende registreringsverdig sakspost, K-koder, scannes og registreres i Ephorte.
Dette gjelder avdelinger under Fylkesrådmannen. Desentraliserte enheter som for eksempel videregående skoler mottar, skanner og registrerer post selv av arkivansvarlig.
Posten skal scannes via PixEdit i PDF-format.
Vedlegg over 10 sider scannes ikke, heller ikke store format ( f.eks.kart)
Det gis melding ved registrering om at slik post er mottatt.