|
Arkivtjenestens arbeidsoppgaver har endret seg fra fysisk papirarbeid til overvåkning og kvalitetssikring av sak-/arkivsystemer. Arkivtjenestens arbeidsoppgaver er omdefinert, men samtidig som det fysiske arkivarbeidet forsvinner, har kravene til kontroll av systemet blitt større. Arkivforskriften § 2-10 presiserer nødvendigheten av slike tiltak: ”Organet skal leggje opp administrative rutinar som sikrar at arkivtenesta kan utføre kvalitetssikring av journal- og arkivdatabasen.” I denne delen av arkivplanen finner du en gjennomgang av de ulike kontrolltiltakene som er nødvendig innen elektronisk arkivdanning. Arkivsøk i ePhorte – kvalitetssikring: 1. Søk i ePhorte – Arkivsøk – Til journalføring
Utgående dok. med status F settes til status J. Daglig.
Utgående dok. med status E settes til status J. Daglig.
Inngående dok. med status S settes til status J. Daglig.
N og X notater med status F settes til status J. Daglig. Utgående brev med status R. Er disse sendt? Spør saksbehandler, evt. Sende lenke Ferdigsøk – Reserverte journalposter. Ukentlig / sporadisk Inngående dok. med status M settes til stuatus J. Daglig
Dok. M. dok.type I og journaldato dagen før:
se at alt er skannet, at alt står til status J, at avsender er ok og at rett adm.enhet og saksbehandler er påført. Daglig.
2. Søk i ePhorte – Arkivsøk – Reserverte saksmapper
Saker med status R settes til status B + sjekk klassering tittel på saken. Daglig.
3. Søk i ePhorte – Arkivsøk – Saksmapper til avslutning
Saker med status F settes til status A. Daglig
4. Søk i ePhorte – Arkivsøk – Til omfordeling
Ufordelt post – sette på rett saksbehandler se beskjed på merknader. Daglig
5. Søk i ePhorte – Arkivsøk – Til journalføring (SF)
Saksframlegg journalføres etter beskjed fra utvalgssekretæren Ved behov / sporadisk
6. Saksbehandlers restanser
Inngående ubesvart post – saksbehandlers restanser – arkivet sjekker disse opp 4 ganger i året. Eksempelvis 1.1., 1.4., 1.7. og 1.10. Det må purres på saksansvarlig/saksbehandlere, de må avskrive sine restanser. Ukentlig / sporadisk / ved behov
5. Kontroll av offentlig journal/postliste
Arkivleder delegerer ansvaret for kontroll av offentlig journal til virksomheter ved arkivansvarlig.
Søk i ePhorte – Rapporter – journaler. Offentlig journal kontrolleres daglig for arbeidsdagen før. Daglig kvalitetskontroll Kontroll av ferdigstilte saker og journalposter Arkivtjenesten søker daglig opp nye saker og journalposter med status F, og kontrollerer at disse har riktig offentlighetsvurdering, tilknytning til arkivdel, sak og arkivkode. Kontroll av skanning Etter hvert som dokumentene skannes kontrolleres at alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert, at alle sider er kommet med på hvert dokument, at skanningen er av tilfredsstillende kvalitet, at det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte opplysninger. Etter skanning settes dokumentene i perm fortløpende på dato. Kontroll av konvertering Arkivansvarlig må daglig kontrollere at konvertering fra produksjonsformat til arkivformat har vært vellykket. Dette gjøres ved å søke på journalposter med status J for alle dokumenttyper eldre enn en dag, og kontrollere ikonet foran dokumentet. Ved feil varsles systemansvarlig og makuleringsrutiner i tilknytning til skanning stoppes inntil videre. Kontroll av offentlig journal Kontroll forut for publisering av offentlig journal går over flere faser: Umiddelbar offentlighetsvurdering ved registrering. Saksbehandler vurderer om foreliggende offentlighetsvurdering opprettholdes. Arkivtjenesten etterprøver offentlighetsvurdering i ferdigstilte dokumenter. Arkivtjenesten korrekturleser postjournalen før og etter publisering. Stikkprøver Stikkprøver av at saksbehandler følger opp sin del av prosesstyringa, med spesiell fokus på skjerming etc. Reservasjonskontroll av saker Arkivtjenesten skal en gang i måneden utføre kontroll med saker med status R for å sikre at saksbehandler utfører sin del av prosesstyringen. Arkivtjenesten undersøker at offentlighetsvurdering er gjennomført, at det er foretatt skjerming av avsender/mottaker, at det foreligger arkivkoder, saksnummer, tittel og saksinnhold. Arkivtjenesten skal gi tilbakemelding til saksbehandler dersom vedkommende har mange reserverte saker som ikke er i bruk. Reservasjonskontroll av journalposter Arkivtjenesten skal med jevne mellomrom utføre søk på journalposter eldre enn én måned med status R (konsept) for å sikre at saksbehandler utfører sin del av prosesstyringen. Arkivtjenesten skal gi tilbakemelding til saksbehandler dersom vedkommende har mange ubrukte reserverte dokument. Hvis sakene og konseptene forblir uaktuelle, kan de slettes. Daglig kvalitetskontroll Kontroll av ferdigstilte saker og journalposter Arkivtjenesten søker daglig opp nye saker og journalposter med status F, og kontrollerer at disse har riktig offentlighetsvurdering, tilknytning til arkivdel, sak og arkivkode. Kontroll av skanning Etter hvert som dokumentene skannes kontrolleres at alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert, at alle sider er kommet med på hvert dokument, at skanningen er av tilfredsstillende kvalitet, at det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte opplysninger. Etter skanning settes dokumentene i perm fortløpende på dato. Kontroll av konvertering Arkivansvarlig må daglig kontrollere at konvertering fra produksjonsformat til arkivformat har vært vellykket. Dette gjøres ved å søke på journalposter med status J for alle dokumenttyper eldre enn en dag, og kontrollere ikonet foran dokumentet. Ved feil varsles systemansvarlig og makuleringsrutiner i tilknytning til skanning stoppes inntil videre. Kontroll av offentlig journal Kontroll forut for publisering av offentlig journal går over flere faser: Umiddelbar offentlighetsvurdering ved registrering. Saksbehandler vurderer om foreliggende offentlighetsvurdering opprettholdes. Arkivtjenesten etterprøver offentlighetsvurdering i ferdigstilte dokumenter. Arkivtjenesten korrekturleser postjournalen før og etter publisering. Stikkprøver Stikkprøver av at saksbehandler følger opp sin del av prosesstyringa, med spesiell fokus på skjerming etc. Periodisk kvalitetskontroll Reservasjonskontroll av saker Arkivtjenesten skal en gang i måneden utføre kontroll med saker med status R for å sikre at saksbehandler utfører sin del av prosesstyringen. Arkivtjenesten undersøker at offentlighetsvurdering er gjennomført, at det er foretatt skjerming av avsender/mottaker, at det foreligger arkivkoder, saksnummer, tittel og saksinnhold. Arkivtjenesten skal gi tilbakemelding til saksbehandler dersom vedkommende har mange reserverte saker som ikke er i bruk. Reservasjonskontroll av journalposter Arkivtjenesten skal med jevne mellomrom utføre søk på journalposter eldre enn én måned med status R (konsept) for å sikre at saksbehandler utfører sin del av prosesstyringen. Arkivtjenesten skal gi tilbakemelding til saksbehandler dersom vedkommende har mange ubrukte reserverte dokument. Hvis sakene og konseptene forblir uaktuelle, kan de slettes. |