|
Hjelpetekst: Synlig i arkivplan.no Fagsystemer og arkivering av saksdokumenter I forbindelse med at ulike fagsystemer brukes i stadig større grad ute på skolene får Sentralarkivet på fylkeshuset ofte spørsmål om disse fagsystemene også kan brukes til å arkivere saksdokumenter. Arkivloven med forskrifter er helt klar på dette punktet. Regelverket sier at elektronisk lagring av dokumenter kun kan skje i arkivsystem som er godkjent av Riksarkivaren, såkalte NOARK-system, jf. arkivforskriften §§ 2-9 og 2-13. Ingen av de fagsystemene som benyttes på skolene i dag er godkjente i henhold til disse kravene. Dette gjelder Fronter, Vigo, Sats, Otto og eventuelle andre fagsystemer. Inntil en slik godkjenning foreligger, enten via integrasjon med etatens arkivsystem eller at det i fagsystemene blir utviklet funksjoner for å tilfredsstille disse kravene, må skolene sørge for å skrive ut og arkivere i sak/arkiv system alt som etter offentlighetslovens §§ 2 og 3 er å regne som saksdokument for organet, jf. arkivforskriften § 3-3. Som dokument regnes en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, fremvisning eller overføring, jf Arkivloven § 2a. Skolene må være spesielt oppmerksomme på eventuell dokumentasjon om elever som ligger i Fronter. Alle dokumenter som vedrører den enkelte elev skal arkiveres i elevmappen, uavhengig av hvilket system det er produsert, publisert og/eller oversendt i. Dette gjelder altså også for det som ligger i Fronter. Mer informasjon om hva som skal arkiveres i elevmappen finnes under "Elevarkiv" (se neste side). Merk at også andre arkivverdige dokumenter som er publisert/ligger i Fronter må lagres i skolens arkivsystem. Sletting av opplysninger i nettbaserte læringsplattformer (Fronter) Fronter er ikke vurdert av Riksarkivaren mht. bevaring. Det er sannsynlig at en del av de opplysninger som lagres i systemet vil bli vurdert som bevaringsverdig når denne vurderingen er foretatt. Fram til en slik vurdering er foretatt, skal det i prinsippet ikke foretas slettinger av informasjonen som er lagret i Fronter, dette vil i så fall kunne være å betrakte som uhjemlet kassasjon. Eventuelle slettinger man ønsker å foreta på bakgrunn av vurderinger fra Datatilsynet, kan først gjøres etter at det er innhentet tillatelse fra Riksarkivaren. Her gjelder de samme prinsipper som i ovenstående avsnitt, så er det arkivverdige saksdokumenter, må de tas ut i papirformat og skannes inn i riktig arkiv. Journalføring av dokumenter publisert i fagsystemer Dokumenter som gjøres kjent for allmennheten ved at de publiseres for eksempel i Fronter er å betrakte som utgående dokumenter og må derfor journalføres etter gjeldende regler. Eksempel: Hvis en skole publiserer i Fronter et informasjonsskiv til alle foresatte som har barn på skolen, føres dette som et utgående dokument til "Alle foresatte" i postjournalen. Lovgrunnlag Elektronisk arkivering av saksdokumenter reguleres gjennom arkivforskriften §§ 2-9, 2-13 og 3-3. Videre er krav til system som skal lagre elektroniske dokumenter fastsatt i Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver, kap. IX: Elektronisk arkivering av saksdokumenter. Elevarkiv Elevmappen er skolens dokumentasjon over hvilket undervisningstilbud skolen har gitt den enkelte elev. Alle dokumenter som vedrører den enkelte elev skal arkiveres i elevmappen uavhengig av hvilket system det er produsert, publisert og/eller oversendt i. Dette gjelder dokumenter som for eksempel:
- Dokumentasjon om undervisningstilbud
- Dokumentasjon av skriftlig vurdering o.l
- Dokumentasjon om disiplinære forhold, som for eksempel bortvisningsvedtak, utvisningsvedtak o.l
- Dokumentasjon av fravær
- Søknader om permisjon fra undervisningen
- Varsel om fare for nedsatt karakter o.l
- Andre særskilte forhold omkring den enkelte elev
Dokumenter som omhandler den ordinære undervisningen skal ikke legges i elevmappen. Dette er dokumenter som omhandler grupper av elever/alle elever og som dokumenterer det generelle undervisningstilbud på skolen. Slike dokumenter skal arkiveres i skolens saksarkiv. Saker av prinsipiell, presedens skapende art arkiveres i sakarkivet. Henvisning eller kopi av saken legges i elevmappen. Lovgrunnlag Det er hovedsakelig personopplysningsloven med forskrifter som regulerer behandlingen av elevmappene, men også forvaltningsloven har enkelte supplerende regler. Arkivloven med forskrifter regulerer skolens plikt til å ha arkiv over skolens dokumenter. Opprettelse av elektroniske elevmapper i ePhorte: opprettes med primært ordningsprinsipp K-kode B31 i arkivdel ELEV Sekundær kode er fødselsnr. 11 siffer. Må hukes av for unntatt offentlighet. Elevmapper gis tilgangskode E§13.13. Felles tittel skal være: Elev – Etternavn Fornavn Mellomnavn – fødselsdato (dd.mm.åå). Navn og fødselsdato skal skjermes. Felles innhold: Beskrivelse av hva dokumentet inneholder. Sensitive opplysninger i overskriften skjermes (deler av teksten) og Avsender/mottaker skjermes. Dokumenter gis tilgangskode E§13.13 hvis sensitive opplysninger må skjermes. Legeattester som vedlegg til inngående søknad - skjermes med tilgangskode E Generelle legeattester – journalføres som X-notat skjermes med tilgangskode E Opprettelse av elektroniske Saksmappe i ePhorte: Dokumenter som omhandler den ordinære undervisningen skal ikke legges i elevmappen. Dette er dokumenter som omhandler grupper av elever/alle elever og som dokumenterer det generelle undervisningstilbud på skolen. Slike dokumenter skal arkiveres i skolens sakarkiv. Opprettes i arkivdel SAK med K-kode som gjelder type sak. Hvis behov for skjerming bruker vi tilgangskode UO (unntatt offentlighet) Felles innhold: Beskrivelse av hva dokumentet inneholder. Sensitive opplysninger i overskriften skjermes (deler av teksten) og Avsender/mottaker skjermes. Dokumenter gis tilgangskode UO§13.13 hvis sensitive opplysninger må skjermes. Man kan bruke f eks Samlemapper = er tematiske saksmapper hvor det behandles samme type henvendelser i en periode. Disse mappene skal alltid i sin tittel ha med opplysninger om hvilken periode saksmappen gjelder for. Eksempler: Skoleruter – planleggingsdager 2012 – Sam Eyde videregående skole Skoleturer …2012 – Dahlske videregående skole Referater fra …2012 – Møglestu videregående skole Skolereglement for 2012 – Risør videregående skole …tc Eller opprette en sak per hendelse. Eksempel: Tyveri på skolen 05.05.2011 - anmeldelse – Arendal videregående skole Prisutdeling til den beste skolebedriften 2012 – Sam Eyde videregående skole Når elev bytter skole Elevmappe med dokumenter som er opprettet men ikke benyttet av skolen (elev har ombestemt seg og ikke begynt på skolen som har opprettet mappa) kan overføres til en annen skole. Arkivansvarlig sender en e-post til Sentralarkivet som kan overføre elevmappe. Ved bytting av skole (elevhar begynt på skolen men skal bytte) skal skolen beholde elevmappa og avslutte den. Kopi av dokumenter i elevmappa skal sendes til en ny skole. Samtykke fra foresatte eller elev (18år) må innhentes. Det må lages referanse mellom mappene i systemet. Ny skole oppretter en ny elevmappe og legger inn tilsendt dokumentasjon som X-notater. Overgang til ny skole Skolen skal ta vare på originaldokumentene i elevmappene slik at man i fremtiden kan dokumentere hvilke tilbud som er gitt til den enkelte elev. Når en elev skifter skole, skal kopi av informasjon som er viktig for videre skolegang oversendes ny skole. Eleven eller de foresatte skal bli orientert om dette, og få mulighet til å uttale seg før dette skjer. Opplysninger om disiplinære forhold skal ikke overføres til ny skolen, dersom ikke disiplinære forhold er årsak til flyttingen eller er av pedagogisk betydning for ny skole. Skolen skal i slike tilfeller bare sende fra seg kopier av informasjon. Behandling, oppbevaring og tilsyn Elevmappene inneholder personsensitive opplysninger. Skolen skal påse at ingen ansatte har tilgang til andre opplysninger enn det de har saklig behov for i sitt arbeid og at dokumenter ikke utleveres i strid med gjeldende taushetspliktregler. Opplysningene i elevmappene kan bare benyttes i forbindelse med undervisning, hjelp og rettledning i samsvar med de bestemmelser som til enhver tid gjelder for skolen. Skolen skal ha regler for hvem som skal ha tilgang til mapper i sak/arkivsystem, jf arkivforskriftet § 4-9, 3. ledd. Utlevering av opplysninger fra elevmappene Utlevering av personopplysninger er ikke tillatt uten i følgende tilfeller:
- Når den personen opplysningene gjelder og/eller dennes foresatte har gitt skriftlig samtykke.
- Uten slikt samtykke kan utlevering skje til Statistisk Sentralbyrå i den utstrekning dette ikke strider mot lovbestemt taushetsplikt og utleveringen kun omfatter opplysninger byrået har konsesjon til å registrere.
- For øvrig kan utlevering skje når lovbestemt taushetsplikt ikke er til hinder for dette og mottakeren med hjemmel i lov eller i forskrift kan kreve opplysningene utlevert.
- Saker for driftsstyret skal fremlegges i anonymisert form. Elevrepresentantene skal ikke være til stede under skolemiljøutvalgets behandling av saker underlagt taushetsplikt.
- Ved skifte av skole skal kun de opplysninger som er nødvendige av hensyn til elevens videre skolegang overføres. Når en elev slutter eller overføres til en ny skole skal ikke elevmappen oversendes til den nye skolen, men informasjonen skal utveksles i form av papirutskrifter/kopier.
- Opplysninger om oppførsel og disiplinære forhold skal ikke overføres til ny skole, unntatt når grunnen til overflyttingen av eleven er slike forhold, og det er nødvendig med opplysninger i denne forbindelse.
- Innenfor Utdanningsetaten kan opplysninger fra elevmappene utleveres til rektor, fag-/spesiallærer eller annen samarbeidspartner hvis det anses nødvendig og gjeldende taushetsplikt.
|