Internkontroll svarUT via sak- arkivsystemet

Interkontrontoll

For å sikre at regelverk vert halde og minske risiko for uønska hendingar lagar vi internekontrollrutiner. .

KS – administrasjon

Forsending (forsendelse)

• ikkje levert
• avvist -> sjekk om den er sendt, skrive ut eller liknande

Statusane over skal sjekkast måndag, onsdag og fredag.

Faktura

• printet -> ta ut rapport for å sjekke opp mot krav i faktura

Statistikk

• KS SvarUT -> der kan du få ut enkel statistikk

ePhorte – arkivsøk

Journalføring

Journalpostar med status E (og F) skal journalførast dagleg.

Journalpostar med status E

Sakshandsamarar er ansvarleg for å endre status frå F til E når dokumentet er sendt frå andre kanalar enn SvarUt. Når journalposten har status E vert den journalført av arkivet.

Journalpost med status F

Arkivet journalførar journalpostar med status F med ei forseinking på 2 virkedagar.

Kontroll med søk

Digital post – overføring feilet

Søket skal sjekkast dagleg.

Sjekk merknadsfelt om der står melding som er forståeleg

Digital post – ikkje ekspedert

Søket skal sjekkast dagleg.

Sjekk merknadsfelt om der står melding som er forståeleg

Digital post – Klar for sending

Søket skal sjekkast dagleg.

Digital post – Under sending

Søket skal sjekkast dagleg.

For alle gjeld å sjekke avsendar/mottakar for ev. feil og ev. sjekke status i KS admin.

Forsendelsesstatus

Forkortingar