Rutiner for post/arkiv ved barnevernet

AVDELING FOR BARN OG UNGE

BARNEVERN  –  POST OG ARKIVRUTINER – Revidert august  2014

ARKIVRUTINER 

Historikk: Barnevern vart flytta frå Sosialetaten til Kultur og oppvekstsektoren 1. oktober 2005.  Etter den dato har barnevern eige arkiv.  Tidlegare saker finst i arkivet for sosialkontoret.

I K-sak 85/2012 vart barnevern flytta frå Kultur og oppvekstsektoren til Helse- og sosialsektoren, Avdeling for barn og unge. Virkningsdato 1. oktober 2012.

Klientarkivet:

All dokumentasjon som kjem inn vedr. klientar  (barnevern) blir ført i journal i datasystemet Visma familia.

Dokumentasjonen skal vere på papir i arkivmapper ordna alfabetisk på klienten sitt etternamn

Klientmapper:

Arkivmappa skal vere gul med blå heading.

På mappa skal skrivast med trykte bokstavar: 

Under arkivkode til venstre 3 første bokstavane i etternamn,

Etternamn, fornamn, fødselsdato  + Siste kontakt: (dato)

Dette skal stå oppe til høgre på arkivmappa og dato skal skrivast på når arkivmappa blir avslutta.

I arkivmappa ligg omslag:     Journal/dokumentliste

Frå 2010 vil det ligge liste på dokumentoversikt teke ut frå datasystemet Visma familia

Klientmapper for engasjement/oppdrag:

Arkivmappa skal vere gul med raud heading, viser til mappetekst.

Eksempel på aktuelle tema:   Fosterheim

                                               Besøksheim

                                               Støttekontakt

                                               Miljøarbeidar

                                               Tilsynsførar

Temaene skal leggast i rosa omslag.

Dokumentasjon skal førast i journal Visma Familia

Arbeidsavtaler skal ikkje ha do.nr. og skal ligge i raud arkivmappe.

Generelle saker som gjeld barnevern skal registrerast som sak i ePhorte.

Arkivmapper som ikkje er avleverte 01.01.2010 skal vere inndelte og ordna etter det som kjem fram i denne rutinen.

Tilgong og utlån frå avlevert arkiv:

Dei som arbeider på barnevernskontoret har tilgong til mappene.  Ved utlån frå arkivet skal det brukast utlånskort med mappenamn, dato for utlån og kven som har lånt mappa. 

Utlånet skal avskrivast ved retur av arkivmappa.

Avlevering av arkivmapper:

Avlevering av enkeltmapper skjer etter behov og

med arkivleiar i Vanylven kommune.

Arkivaren listefører avleveringa og oppbevarer mappene i låst arkivrom.

Vidare avlevering skjer etter avtale med IKA - Interkommunalt arkiv i Møre og Romsdal, Ålesund, som kommunen har avtale med.

Ved avlevering til IKA M&R får Barnevern liste over klientmapper.

Barnevern har fått liste på det som pr. dato er avlevert.

AVDELING FOR BARN OG UNGE

BARNEVERN – postrutinar – inngåande

Inngåande post som blir henta på postromet skal opnast, datostamplast og leggast i kassett til registrering.

E-postar skal fortløpande skrivast ut og leggast til registrering.

Etter at dagens post er registrert skal den leggast i grøn postmappe til leiar.

Leiar fordeler posten etter at ho har gått gjennom den.

Rekningar m.m. som skal til underskrift skal leggast i raud postmappe.

Etter at posten er fordelt og sakshandsamar har lest dokumentet skal det leggast til kassett som er merka arkiv.

Frå kassetten arkiv vert dokumenta fordelt til rett arkivmappe.

Diverse inngåande post som ikkje er arkivverdig:

Annan post som skal dokumenterast motteke skal førast på liste som ligg på barnevern sin server – viser til eigen fil med informasjon:

O:/192.168.110.200/Postliste/Postjournal

POSTJOURNAL:

DIVERSE SKRIV,

INFORMASJON, HØYRINGAR, BLAD, HEFTER, BØKER M.M..

Dokument som ikkje er arkivverdig, men som er eit arbeidsdokument for sakshandsamar og som det er viktig for postmottak å kunne dokumentere at det er kome og levert vidare.

Avsendar forkortar vi med første bokstav i namnet, eks.  Møre og Romsdal Fylkeskommune – MRF

Dersom det er oppgitt e-mail adresse – skal denne takast med. 

Har brevet referanse er det ein fordel at det blir notert.

AVDELING FOR BARN OG UNGE

BARNEVERN – postrutinar – utgåande

Sakshandsamar på det enkelte kontor er ansvarleg for at den posten han sender blir sikra for arkiv.

Dette gjeld også post som blir send pr. faks eller e-post.

Det utgåande brevet eller annan forsending  skal takast kopi av og leggast til arkiv.

Sakshandsamar er ansvarleg for å levere eigen post på postromet til rett tid.

Den enkelte etat skal legge post direkte til den enkelte si posthylle.

Bruk interne konvoluttar der det er teneleg.

Sensitive dokument skal i lukka konvolutt.