|
Skulane er frå 01.01.2012 knytt til Vanylven kommune si post- og arkivteneste og skal følgje gjeldande rutinar for Vanylven kommune der ikkje anna er bestemt. Inngåande post – Post kjem til skulen pr. brev og pr. e-post- Rektor/merkantilt personale opnar all post. Arkivverdig post skal skannast og journalførast i ePhorte. Kunn inngåande dokument som sorterer under emnearkiv skal oppbevarast i perm og destruerast etter 3-6 månader. Arkivuverdig post vert fordelt til rette vedkomande. Brev med personleg namn først skal leverast direkte til vedkomande. Vedkomande pliktar å levere dokumentet til journalføring dersom det er arkivverdig. Utgåande post All utgåande post som skal dokumentere sakshandsaming og skal produserast i ePhorte. Kopi av brev vedr. elev skal leggast på elevmappe som vert oppbevart på skulen. Kopi av brev vedr. personale skal sendast Arkivet på rådhuset for arkivlegging i Personalarkivet. Kopi av dokument tilhøyrande protokollar skal arkivleggast i den respektive protokoll. Arkivverdig post Definisjon: Inngåande/utgåande post som er gjenstand for sakshandsaming eller dokumentasjon for samtid og framtid. Dokument som gjeld den enkelte elev. Dokument som gjeld den enkelte tilsett. Dokument som vert sakshandsama i skulen. Ikkje arkivverdig post Invitasjonar, kurs, konferansar, tidsskrift, rundskriv, møteinnkallingar (møteinnkalling vedk. elev skal på elevmappe), rekningar, reklame m.m. Skulane i Vanylven Daglege rutinar vedr. post og arkiv Arkivseriar som skal oppbevarast på den enkelte skule også etter 01.01.2012. Skulen har i hovudsak desse arkivseriane og er ansvarleg for at desse seriane finnes: - Karakterprotokollar, Innhald – Namn, adresse, fødselsnummer, karakterar Ordning - Klasse / alfabetisk Lagering - I låst skap eller avlåst rom – avlevering til arkivdepot kvart 10. år. Kassasjon - Nei - Vitnemålsprotokollar Innhald – Namn, adresse, fødselsnummer, karakterar Ordning - Klasse / alfabetisk Lagering - I låst skap eller avlåst rom – avlevering til arkivdepot kvart 25. år. Kassasjon - Nei - Klassedagbøker Innhald – Namn, adresse, fødselsnummer, karakterar Ordning - Klasse / alfabetisk Lagering - I låst skap eller avlåst rom – avlevering til arkivdepot kvart 10. år. Kassasjon - Nei - Klasselister Innhald – Namn, fødslesdato Ordning - Klasse / alfabetisk Lagering - I låst skap eller avlåst rom – avlevering til arkivdepot kvart 25. år. Kassasjon - Nei Merknad: Fagsystemet WIS-skole for skulane kan ta ut desse listene, dersom klasselister ikkje blir brukt skal det skrivast ut årleg frå fagsystemet. - Møtebøker/protokollar for: SU – Samarbeidsutvalet Innhald – Originale referat frå møte Ordning - Kronologisk Lagering - Ringperm, protokoll skal vere låst inni skap eller avlåst rom. Avlevering- 25 år Kassasjon - Nei Merknad - Før avlevering skal møteboka bindast inn. FAU - Foreldrerådutvalet Innhald – Originale referat frå møte Ordning - Kronologisk Lagering - Ringperm, protokoll e.a.a låst inni skap eller avlåst rom. Avlevering- 25 år Kassasjon - Nei Merknad - Før avlevering skal møteboka bindast inn. Elevråd (frå 5. klasse) Innhald – Originale referat frå møte Ordning - Kronologisk Lagering - Ringperm, protokoll e.a.a låst inni skap eller avlåst rom. Avlevering- 25 år Kassasjon - Nei Merknad - Før avlevering skal møteboka bindast inn. Vanylven kommune har valt å ha ei elevmappe på kvar elev. Det skal påførast på elevmappa saksnummer i ePhorte - Elevarkiv - objektarkiv for elevar ( elevmappe på den enkelte elev er skulen sitt ansvar ) - All dokumentasjon skal merkast med elevens namn, daterast og signerast. Frå 01.01.2012 skal alle elevar ha elevmapper i ePhorte Innhald - Opplysningar ved innskriving - registreringsskjema Leksehjelp – ( søknad via skjema) Samtykkeerklæring for publisering av bilder på Pedit og andre kommunikasjonsplattformer (skannast dersom restriksjonar.) Halvårsvurdering /Halvårsrapport - i eige omslag Årsvurdering/Årsrapport Årsrapport spesialundervisning IOP – i eige omslag IODP – ( individuell opplærings- og deltakingsplan ) - i eige omslag Einskildvedtak / søknad - spes.ped - i eige omslag Klage på tildelte ressursar Korrespondanse frå PPT, BUP mfl. Norskopplæring for framandspråklege elevar Flyttemeldingar til og frå Fullmakt – overføring av elevmapper innan kommunen Samtykkeerklæring – overføring til skule i annan kommune Søknad om innsyn i elevmappa Skademeldingar Permisjonar Spesielle skyssbehov SFO-søknad Skuleskyss Søknad om fritak for enkelte fag (eksamen) Varsel om fare for nedsatt karakter / orden / åtferd Klagesak ved karakter / eksamen Utvisning Anna dokumentasjon/skriv vedk. den enkelte elev Kontrakt for utlån av PC Ordning - Klasse / Alfabetisk på etternamn Lagring - Mappe for kvar elev i arkivskap Avlevering- 10 år etter avslutta skulegang til arkivdepot (avtale om avlevering) Kassasjon - Nei Merknad - Det er viktig av dokumenta snarast kjem på plass i elevmappa. Kontaktlærar kan evt. behalde ein kopi som kan makulerast når han/ho ikkje lenger treng den. Det er viktig å unngå namn på andre elevar i mappa Ved overgong frå barneskule til ungdomsskule innanfor kommunen skal elevmappa følgje eleven med fullmakt frå føresette. Føresette signerer fullmakt om overflytting av elevmappe. Ved flytting til skule i ny kommune, skal kun opplysningar som er nødvendige for eleven sin vidare skulegang overførast og dette etter samtykke frå føresette. Orginaldokumenta skal ikkje overførast, kun kopi av dokumenta. Sensitiv informasjon kan berre overførast til ny skule etter samtykke frå føresette. Disiplinærsaker vert ikkje overført, berre dersom dette er årsak til flytting. Overføring av mappe frå barnehage: Barnehagearkiv er heimla under barnehagelova, dermed kan ikkje informasjon derifrå fritt overførast til barneskulen (som vert styrt av opplæringslova). Berre dersom føresette samtykker kan informasjon som er viktig for barnet si vidare oppfølging og opplæring overførast (kopiar). Føresette signerer fullmakt dersom overføring av informasjon skal til skule. Dersom føresette motset seg overføring av informasjon som barnehagen/skulen ser som viktig for vidare opplæring, skal dette markerast i barnet si mappe, kan også skrivast på fana merknad på eleven si elevmappe i ePhorte. Emnearkiv – Emne 2 - Saksarkiv ordna etter k-koder. Frå 01.01.2012 er Emenarkivet fullelektronisk og vi har ikkje papirutgåve i arkiva. Det er arkivtenesta på rådhuset i samarbeid med skulen som har ansvaret for at dokumentasjon blir journalført. Det som skulen produserer eller mottek av arkivverdig post skal journalførast i ePhorte – det er utarbeidd eiga rutine for dette. For skulen vil det i hovudsak på emnearkivet som er fullelektronisk finnast saker som: Årsmelding Skulen sin verksemdsplan Referat frå SU-møte Dialogmøte med FAU Branntilsyn Mobbeplan Kriseplan HMS Andre skriv og referat Personalarkiv – Personal – Ordna alfabetisk på etternamn Frå 01.03.2013 er Personalarkivet fullelektronisk og vi har ikkje papirutgåve i arkiva. Den enkelte tilsette kan ha 4 personalmapper i sak- og arkivsystemet ePhorte. Dokumentasjon på den enkelte tilsette skal sendast rådhuset for skanning og registrering. Dei forskjellege personalmappene er: Tilsettingsforhold, Løn, Oppfølging av sjukdom og Diverse. Det er eigen rutiner for personalsaker. Litt om det som ei av personalmappe kan innhalde: - Kopi av tilsettingsbrev - Arbeidsavtalar - Permisjonssøknadar - Søknad om byte av tenestestad/auka/redusert stillingsstorleik - Arbeidstidsavtalar/Arbeidsplan - ny kvart år. - Disiplinærsaker - Attestar/vitnemål - Tenestetidsattest - Underskriven teieplikt - Lønsendringar - Medarbeidarsamtale - Helseopplysningar - Sjukmelingar - IA-dokument Politiattest vert sendt postmottak for journalførig. Politiattesten skal kun journalførast på den tilsette si personalmappe i ePhorte. Attesten vert så makulert. Politiattesten gjeld berre for eit tenesteforhold. Personalmapper før 01.02.2013 finst i papirarkiv på rådhuset. Personopplysningar som ikkje ligg på personalmapper, men som oppbevarast i kopibok på den enkelte skule for eigen informasjon og oversikt. Eigenmeldingar – originalen oppbevarast i 10 år i perm på løn- og personalavdelinga Fråværsskjema - (permisjonar, ferie mv.) - originalen i perm på løn- og personalavdelinga Sjukmeldingar – originalen oppbevarast i 10 år i perm på løn- og personalavdelinga Timeliste – originalen oppbevarast på lønsavdeling Emne 2 og Personal er fullelektroniske arkivdelar – det er arkivtenesta på rådhuset som har arkivansvar for desse – ikkje den enkelte skule. Avlevering av avslutta saker og boksar til depo. Rydding av mappe Før arkivmapper skal avsluttast skal mappene ryddast. Ta vekk binders, post it-lappar, plastlommer, tape, gummistrikk og evt. anna arkivuverdig materiale. Kunn eit eksemplar av kvart dokument. Stiftar kan vere på. Kvar elev skal ha si mappe – dersom dokumentasjon har blitt oppbevart i perm / arkivskuff skal det leggast i den enkelte si elevmappe. Frå 01.01.2012 skal elevmappe avsluttast på ePhorte når eleven flyttar eller er ferdig med ungdomsskulen. Arkivboksar Husk ISO-standard på mapper/omslag og arkivboksar. Avslutta mapper til arkivboksar. Når skuleåret er over skal alle mappene på elevar som går ut av skulen takast ut av det daglege arkivet, ryddast (viser til Rydding av mapper) og systematiserast etter første bokstav i etternamnet. Siste kontakt – dato - skal påførast opp til høgre på elevmappa. Mappene skal settast i boksar etter første bokstav i etternamnet innan aktuelt skuleår. Det er mest praktisk at elevmappene oppbevarast på den enkelte skule ei tid 3 - 5 år. Avlevering av arkiv til rådhuset. Skulen tek kontakt med arkivar på rådhuset og avtalar tid for avlevering. Etter avlevering av arkivmappene skal arkivar listeføre avlevert elevmapper frå den enkelte skule. Frå 01.01.2012 har vi avlevering av elevmapper frå Myklebust skule og Åheim skule. På rådhuset vert dei oppbevart i 5 – 10 år for deretter å verte avlevert IKA (Interkommunalt Arkiv Møre og Romsdal Avlevering av arkiv til depotinstitusjon. Boksane vert ståande på rådhuset i 5-10 år. Arkivar ordnar då med avlevering til IKA. Kontaktinformasjon IKA Møre og Romsdal: Heimesida: www.ikamr.no Adresse: IKA Møre og Romsdal Kirkegata 10, Pb 1073 Sentrum 6001 Ålesund Sentralbord: 70 16 51 80 |