|
Barnehagane er knytt til Vanylven kommune si post- og arkivteneste og skal følge gjeldande rutiner for Vanylven kommune der ikkje anna er bestemt. Inngåande post Post kjem til barnehagen pr. brev og pr. e-post eller faks. Styrar/merkantilt personale opnar all post. Arkivverdig post skal skannast og journalførast i ePhorte. Eigen rutine. Kun inngåande dokument som sorterer under emnearkiv skal oppbevarast i perm og destruerast etter 3-6 månader. – Eigen rutine Arkivuverdig post vert fordelt til rette vedkomane. Brev med personleg namn først skal leverast direkte til vedkomande. Vedkomabde pliktar å levere dokumentet til journalføring dersom det er arkivverdig. Utgåande post All utgåande post som skal dokumentere sakshandsaming i ettertid skal skrivast i ePhorte. Kopi av brev produsert utanom saksystemet skal i kopibok. Kopi av brev vedr. barn skal leggast på barnehagemappa som vert oppbevart på barnehagen. Kopi av brev vedr. personale skal sendast Arkivet på rådhuset for arkivlegging i Personalarkivet. Kopi av dokument tilhøyrande protokollar skall arkivleggast i den respektive protokoll. Arkivverdig post Definisjon: Inngåande/utgåande post som er gjenstand for sakshandsaming eller dokumentasjon for samtid og ettertid. Dokument som gjeld det enkelte BARN Dokument som gjeld den enkelte tilsett. Dokument som vert sakshandsama i barnehagen. Ikkje arkivverdig post Invitasjonar, kurs, konferansar, tidsskrift, rundskriv, møteinnkallingar (møteinnkalling vedk. BARN skal på barnehagemappa), rekningar, reklame m.m. Arkivseriar som skal oppbevarast på den enkelte barnehage også etter 01.01.2012. Barnehagane har i hovudsak desse arkivseriane: - Møtebøker/protokollar for: SU – Samarbeidsutvalet Innhald – Originale referat frå møte Ordning - Kronologisk Lagering - Ringperm, protokoll e.a.a låst inni skap. Avlevering- 25 år Kassasjon - Nei Merknad - Før avlevering skal møteboka bindast inn. FAU - Foreldrerådutvalet Innhald – Originale referat frå møte Ordning - Kronologisk Lagering - Ringperm, protokoll e.a.a låst inni skap. Avlevering- 25 år Kassasjon - Nei Merknad - Før avlevering skal møteboka bindast inn. - Kopibok: Offentlig korrespondanse Innhald – Kopi av utsende brev som ikkje er produserte i ePhorte Ordning - Kronologisk Lagering - Ringperm Avlevering- 25 år Kassasjon - Nei Merknad - Før avlevering skal kopiboka bindast inn - Postjorunal: Tekstprogram på PC for det som ikkje går mot ePhorte. Innhald – Registrering av inn- og utgåande korrespndanse. Ordning - Journalnummer Lagering - Lausblad i ringperm Avlevering- 25 år Kassasjon - Nei Merknad - Før avlevering skal journalen bindast inn. Det som er produsert i ePhorte kjem i journalen for Vanylven kommune. - Barnehagearkiv - objektarkiv på barn (mappe på det enkelte barn) Innhald - Brev vedr. tilvenningOpplysningar ved innskriving - registreringsskjema Skademeldingar Løyve/avtaler med føresette IOP/Halvårsrapportar Notat frå foreldresamtalar Rettleiing frå PPT Notat frå observasjonar Loggbøker. Anna dokumentasjon/skriv vedk. det enkelte barn Einskildvedtak – tildeling av ressursar Klage på tildelte ressursar Ordning - Alfabetisk på etternamn Lagering - Mappe for kvart barn i arkivskap Avlevering- 10 år etter at barnet slutta i barnehage til arkivdepo (avtale om avlevering) Kassasjon - Nei Merknad - Det er viktig av dokumenta snarast kjem på plass i arkivmappa. Det er viktig å unngå namn på andre barn i mappa Overføring av mappe frå barnehage: Barnehagearkiv er heimla under barnehagelova, dermed kan ikkje informasjon derifrå fritt overførast til grunnskulen (som vert styrt av opplæringslova). Berre dersom føresette samtykker kan informasjon som er viktig for barnet si vidare oppfølging og opplæring overførast til grunnskulen (kopiar). Dersom føresette motset seg overføring av informasjon som barnehagen/skulen ser som viktig for vidare opplæring, skal dette markerast i barnet si mappe. I tillegg er barnehagen knytt opp mot følgjande arkiv som står på Rådhuset sitt arkiv: Personalarkiv (personalmapper) og emnearkiv (saksarkiv ordna etter k.koder). Desse arkiva er det arkivtjensten på rådhuset som har arkivansvar for Personalarkiv - Objektarkiv for personal (personalmapper) - Personalarkivet står på servicekontoret på Rådhuset. Inngåande og utgåande arkivverdig post vert skrevet i ePhorte, og arkivtenesta sørger for arkivering på personalmappene. - Personalmappa skal innehalde: - Kopi av tilsettingsbrev - Arbeidsavtalar - Permisjonssøknadar - Søknad om byte av tenestastad/auka/redusert stillingsstorleik - Arbeidstidsavtalar/Arbeidsplan - ny kvart år. - Disiplinærsaker - Attestar/vitnemål - Tenestetidsattest - Underskriven teieplikt - Lønsendringar - Medarbeidarsamtale - Helseopplysningar - IA-dokument Politiattest vert sendt postmottak for å bli markert på personalmappa til den tilsette i ePhorte at den er motteken. Attesten vert så makulert. Politiattesten gjeld berre for eit tenesteforhold. Personopplysningar som ikkje ligg på personalmapper, men som oppbevarast i kopibok på den enkelte barnehage for eigen informasjon og oversikt. Eigenmeldingar – originalen oppbevarast i 10 år i perm på løn- og personalavdelinga Fråværsskjema - (permisjonar, ferie mv.) - originalen i perm på løn- og personalavdelinga Sjukmeldingar – originalen oppbevarast i 10 år i perm på løn- og personalavdelinga Timeliste – originalen oppbevarast på lønsavdelinga Emnearkiv – Saksarkiv ordna etter k-koder Det er arkivtenesta på rådhuset i samarbeid med barnehagen som har ansvaret for at dokumentasjon blir journalført. Det som barnehagen produserer eller mottek av arkivverdig post skal journalførast i ePhorte – det er utarbeidd eiga rutine for dette. For barnehagen vil det i hovudsak på emnearkivet som er fullelektronisk finnast saker som: Årsmelding Barnehagen sin verksemdsplan Referat frå SU-møte Dialogmøte med FAU Branntilsyn Mobbeplan Kriseplan HMT Andre skriv og referat Avlevering av avslutta saker og boksar til depo. Rydding av mappe Før arkivmapper skal avsluttast skal mappene ryddast. Ta vekk binders, post it-lappar, plastlommer, tape, gummistrikk og evt. anna arkivuverdig materiale. Kun eit eksemplar av kvart dokument. Stifter kan vere på. Kvart barn skal ha si mappe – dersom dokumentasjon har blitt oppbevar i perm/arkivskuff skal det leggast i den enkelte si mappe. Arkivboksar Husk ISO-standard på mapper/omslag og arkivboksar. Avslutta mapper til arkivboksar. Når barnehageforholdet er over skal alle mappene på barna takast ut av arkivet ryddast og systematiserast etter første bokstav i etternamnet. Mappene skal nummererast og listeførast på avleveringsliste som følgjer arkivboksane ved avlevering til arkivet på rådhuset. Arkivmappene vert i første omgong levert arkivar på rådhuset. Her vert dei oppbevart i 5 – 10 år for deretter å verte avlevert IKA (Interkommunalt Arkiv Møre og Romsdal). Avlevering av arkiv. Barnehagen tek kontakt med arkivar på rådhuset og avtalar tid for avlevering. Då går barnehagen og arkivar gjennom listene/boksane og kontrollerar at innhaldet stemmer med listene. Boksene vert ståande på rådhuset i 5-10 år. Servicekontoret ordnar då med avlevering til IKA. Kontaktinformasjon IKA Møre og Romsdal: Heimesida: www.ikamr.no Adresse: IKA Møre og Romsdal Kirkegata 10, Pb 1073 Sentrum 6001 Ålesund Sentralbord: 70 16 51 80 |